Wie starte ich die Benutzerverwaltung

Für eine komplette Neuanlage der Benutzerverwaltung empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

1. Überlegen Sie vorher, welche Gruppen Sie in Ihrem Unternehmen haben und welche Rechte diese Gruppen in Professional ERP haben sollen und fertigen Sie eine Liste an. Diese Liste erleichtert Ihnen die Neuanlage der Benutzer im System.

2. Legen Sie die passenden Benutzergruppen an, z.B. Geschäftsleitung, Einkauf, Vertrieb, Entwicklung etc. Notieren Sie im Feld Bemerkungen unbedingt alle Rechte, die diese Gruppe erhalten soll, sowie jede spätere Änderung dieser Rechte, um die vergebenen Rechte jederzeit nachvollziehen zu können und die Zuordnung von neuen Mitgliedern zu erleichtern.

3. Vergeben Sie innerhalb der Gruppe die entsprechenden Rechte.

4. Legen Sie einen Benutzer an und weisen Sie Ihm die passenden Gruppen zu. Geben Sie diesem Benutzer keine Rechte, er erhält sie über die Zuordnung der Benutzergruppe.

5. Prüfen Sie, ob der Benutzer die korrekten Rechte erhalten hat.

6. Wiederholen Sie Schritt 3 - 5 für alle Benutzergruppen und/oder Benutzer. Für Benutzer mit gleichen Gruppenzugehörigkeiten und/oder Rechten kann der Menüpunkt Kopieren statt des Menüpunkts Neu im Menüreiter Datensatz statt genutzt werden.

2.  Neue Benutzergruppe anlegen

Wählen Sie Neu oder F9, um eine neue Benutzergruppe anzulegen. Geben Sie einen Benutzernamen, ein Kürzel, ein Passwort und eine Beschreibung an. Achten Sie unbedingt darauf im Feld Art Gruppe auszuwählen und diese bei Bedarf für das CRM-relevant zu machen. Falls Sie wiederkehrende Termine für diese Gruppe brauchen, haken Sie das Merkmal Verteilergruppe an. Ordnen Sie der Gruppe schon vorhandene Benutzer zu.

Bei der Neuanlage kann der Menüpunkt Kopieren Zeit einsparen, wenn die neue Benutzergruppe genau die gleichen oder sehr ähnliche Rechte erhalten soll, wie eine schon vorhandene. Beim Kopieren von Gruppen werden alle Rechte und die zugehörigen Benutzer kopiert.

3.  Funktionsrechte vergeben

Sie vergeben die Funktionsrechte am besten auf der Ebene der Hauptmenürubriken wie Stammdaten, Verkauf etc. sowie der Anwendungen Adressen, Artikel etc.. Dies geschieht, in dem Sie einen der fünf Haken setzen und speichern. Arbeiten Sie dabei grundsätzlich von oben nach unten, da Rechte vererbt werden. Dabei kann Ihnen der Menüreiter Extras helfen (siehe nächster Absatz)

Menüreiter Extras

Unter dem Menüreiter Extras gibt es Menüpunkte zur Verwaltung bzw. vereinfachten Eingabe

• Rechte global:

Diese Menüpunkte gewähren oder löschen alle Berechtigungen, die in den Firmenparametern definiert wurden und Vollzugriff auf alle Anwendungen sowie alle Programmteile auf Level „9“. Dies gilt auch für alle Berechtigungen und Anwendungen, die zukünftig hinzugefügt werden (Erweiterung Modulausstattung oder Update).

• Rechte Menü:

Diese Menüpunkte setzen oder löschen alle Rechte für den markierten Punkt der Baumstruktur aufdieser Ebene. Zusätzlich wird das Level auf „9“ gesetzt. Es wird nichts auf die unteren Ebenen vererbt.

• Rechte übernehmen:

Der Menüpunkt Levels übernimmt das lokale Level des markierten Listenpunktes für alle untergeordneten Punkte.

Die Menüpunkte Rechte + Levels und Rechte + Levels löschen übernehmen oder löschen das lokale Level und alle Rechte und kopiert sie auf die untergeordneten Punkte.

4.  Neuen Benutzer anlegen

Benutzer, die neu angelegt werden, haben zunächst keine Rechte. Für Benutzer mit gleichen Gruppenzugehörigkeiten und/oder Rechten kann der Menüpunkt Kopieren statt des Menüpunkts Neu im Menüreiter Datensatz genutzt werden. Dadurch werden dem „kopierten“ Benutzer die gleichen Gruppen und Rechte zugeordnet. Lediglich Benutzername, Passwort und die persönlichen Daten müssen geändert werden. Weisen Sie dem Benutzer die passenden Gruppen zu, damit er die korrekten Zugriffe und Rechte erhält.

5.  Prüfung der Benutzerrechte

Melden Sie sich mit dem Benutzer in Professional ERP an und prüfen Sie anhand Ihrer Liste die Zugriffe und Berechtigungen.