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Neben den an die Auftragsbearbeitung angelehnten Grundfunktionen zur Erstellung und Druck von Bestellvorgängen bietet die Anwendung Bestellwesen über seine Reiter eine Reihe von bestellspezifischen Sonderfunktionen, die nachfolgend vorgestellt werden.
Reiter Allgemein
Sofern im Eingabe- und Anzeigebereich der Anwendungsmaske Bestellwesen das Register Positionen nicht aktiv ist, steht in der Funktionsgruppe Allgemein neben den Standardmenüpunkten zur Datensatzbearbeitung den Menüpunkt Rücklieferung zur Erstellung von Rücklieferungsvorgängen zur Verfügung.
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Reiter Druck
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Auf dem Reiter Druck stehen in der Funktionsgruppe Belegauswahl folgende einkaufsbezogene Belegoptionen zur Auswahl.
| Anfrage | Mit diesem Menüpunkt wird für den nächsten Druck der im System hinterlegte Anfrage-Beleg ausgewählt. |
| Bestellung | Mit diesem Menüpunkt wird der für Bestellungen vorgesehene Beleg für den nächsten Druck ausgewählt. |
| Beistelllieferschein | Dieser Menüpunkt wird für Bestellungen in Verbindung mit dem separaten Erweiterungsmodul Verlängerte Werkbank aktiv, sofern der Vorgang Artikel mit beizustellenden Komponenten enthält. |
| Bestell-Storno / Belastungsanzeige | Den gemeinsam genutzten Beleg für Bestell-Stornos und Belastungsanzeigen für den Druck auswählen. |
| Rahmenbestellung | Handelt es sich bei der anstehenden Bestellung um eine Rahmenbestellung, so wird der zugehörige Beleg über diesen Menüpunkt für den Druck ausgewählt. |
| Sonstige Listenformulare | Die am rechten Rand der Funktionsgruppe Belegauswahl befindlicher Menüpunkt bietet als Menüpunkt mit integrierter Auswahlfunktion alle im System vorhandenen Belege des Typs Listenformular an. In der obigen Abbildung ist das Formular Adressetikett voreingestellt. |
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Sind im System mehrere Belege für Anfrage, Bestellung, Beistelllieferschein, BestellStorno/Belastungsanzeige oder Rahmenbestellung hinterlegt, bieten die zugehörigen Menüpunkte ebenfalls eine integrierte Mehrfachauswahl an. |
Alle weiteren Funktionsgruppen und deren Menüpunkte entsprechen denen der Auftragsbearbeitung
Reiter Info
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In der Funktionsgruppe Info des gleichnamigen Reiters befinden sich neben den aus der Auftragsbearbeitung bekannten Menüpunkten Umsatzauskunft, Vorgangsübersicht, Preis-Übersicht und Offene Posten für den Aufruf der zugehörigen Informationsmasken folgende Menüpunkte:
| Rücklieferungs- Übersicht | Öffnet eine Informationsmaske, die über vorhandene Rücklieferungsvorgänge zum aktuell positionierten Vorgang informiert.
Die Anzeige kann zwischen einer Sortierung nach (Rücklieferungs-) Vorgang und rückgelieferten Artikeln umgeschaltet werden. | ||||||
| Aufträge und Aufgaben | Öffnet eine Informationsmaske mit den zur aktuell positionierten Bestellung verknüpften Aufträgen und Todos. Die Maske entspricht funktional der Informationsmaske aus der Auftragsbearbeitung, die dort über den Menüpunkt Bestellungen und Aufgaben aufgerufen werden kann. |
Die Funktionsgruppe Lager des Reiters Info besitzt neben der aus der Auftragsbearbeitung bekannten Menüpunkten für den Aufruf des Lagerprotokolls zwei weitere:
| Wareneingangsübersicht (gesamt) | Öffnet eine Informationsmaske, die über vorhandene Rücklieferungsvorgänge zum aktuell positionierten Vorgang informiert.
Die Anzeige kann zwischen einer Sortierung nach (Rücklieferungs-) Vorgang und rückgelieferten Artikeln umgeschaltet werden. | ||||||
| Wareneingangshistorie | Öffnet eine Informationsmaske mit den zur aktuell positionierten Bestellung verknüpften Aufträgen und Todos. Die Maske entspricht funktional der Informationsmaske aus der Auftragsbearbeitung, die dort über Bestellungen und Aufgaben aufgerufen werden kann. |
Reiter Extras
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In der Funktionsgruppe Extras des gleichnamigen Reiters entfallen im Vergleich zur Auftragsbearbeitung die Menüpunkte Abrufe auf Rahmenauftrag, Rahmenauftrag erledigen und Mahnstufe ändern. Dafür kommen folgende hinzu:
| Bestellung erledigt buchen | kann dazu verwendet werden, Bestellvorgänge im Status Bestellung mit mindestens einer noch offenen Bestellposition in der Gesamtheit als erledigt zu buchen. Nach Betätigung öffnet sich zunächst der folgende Eingabedialog:
In diesem Dialog kann die Lieferscheinnummer, das Lieferdatum und eine Notiz erfasst werden. Nach der Bestätigung mit Ok folgt zur Sicherheit eine Rückfrage, ob alle Positionen als geliefert gebucht werden sollen.
Wird die Rückfrage verneint, kehrt man in den vorherigen Dialog zurück, in welchem man den Buchungsvorgang abbrechen oder Korrekturen an den Eingaben vornehmen kann. Eine Bestätigung mit Ja führt dazu, dass die Wareneingangsbuchung für alle noch offenen Positionen mit den noch offenen Mengen erfolgt und die Positionen als erledigt gekennzeichnet werden. Da im Anschluss alle Bestellpositionen als erledigt gekennzeichnet sind, wird auch der Bestellvorgang in seiner Gesamtheit als erledigt gekennzeichnet.
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| Lieferant bewerten | Sofern im Schema für die Bewertung von Lieferanten eine manuell aufrufbare Teilbewertung im Kontext des Bestellwesens definiert wurde, öffnet sich diese bei Betätigung dieses Menüpunktes. | ||||||||||||||
| Lieferantenrating | Dieser Menüpunkt öffnet den Dialog zur Ermittlung und Anzeige des aktuellen Ratings der im Bestellvorgang verwendeten Lieferantenadresse |
Reiter Aktion
Im Vergleich zur Auftragsbearbeitung entfallen in der Funktionsgruppe Neuanlage des Reiters Aktion die Menüpunkte Teillieferung, Abschlagszahlung, Auftrag ins Bestellwesen kopieren und Lieferungen generieren. Stattdessen finden sich hier nun folgende:
| Abruf erzeugen | Dieser Menüpunkt wird bedienbar, sobald ein Bestellvorgang als Rahmenbestellung gedruckt wurde. Ausgehend von der Rahmenbestellung erzeugt er eine Kopie der Kopfdaten der Rahmenbestellung und öffnet dann eine Positionsauswahlmaske, in welcher die beim Lieferanten aus dem Bestellrahmen abzurufende(n) Menge(n) der Bestellposition(en) angegeben werden kann. Der erstellte Abrufvorgang kann dann als Bestellung gedruckt werden. |
| Auftrag ins Bestellwesen kopieren | Bei Betätigung dieses Menüpunktes öffnet sich ein Adresssuchdialog mit dem die Adresse ausgewählt werden kann, die als Vorgangsadresse für einen Vorgang in der Auftragsbearbeitung verwendet wird, der die gleichen Positionen enthält wie der aktuell positionierte Bestellvorgang. Nach der Erzeugung des auftragsseitigen Vorgangs wird der Benutzer gefragt, ob die Auftragsbearbeitung zur weiteren Bearbeitung geöffnet werden soll. |
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Reiter Positionen
Analog zur Auftragsbearbeitung wird der Reiter Positionen eingeblendet, sobald der Eingabe- und Anzeigebereich der Anwendungsmaske auf das zugehörige Register Positionen wechselt. Im Kontext des Bestellwesens werden folgende Menüpunkte bereitgestellt:
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| Position verkaufen | Analog zur Funktion Position bestellen in der Auftragsbearbeitung kann mit diesem Menüpunkt die Erzeugung eines auftragsseitigen Vorgangs für die aktuell positionierte Bestellposition ausgelöst werden.
Im sich öffnenden Dialog kann im Feld Kunde die Kundennummer für die im Auftrag zu verwendende Adresse angegeben werden. Über den button 🔎 steht auch hier die Standard-Adressensuche zur Verfügung. Im Feld Menge kann die Positionsmenge im zu erstellenden Auftrag vorgegeben werden. Die Vorbelegung erfolgt anhand der Positionsmenge im Bestellwesen. Weiterhin angegeben werden können: Liefertermin, Einzelpreis, die als Positionstext zu verwendende Bezeichnung und ein ggf. anzuwendender prozentualer Rabatt. Nach Bestätigung mit Ok öffnet sich – sofern es offene auftragsseitige Vorgänge zur selben Adresse gibt – ein Dialog mit dem der Benutzer entscheiden kann, ob die gewählte Position in einen neuen Vorgang oder als neue Position zum bestehenden Vorgang hinzugefügt werden soll. Sollte es im vorhandenen Vorgang bereits eine Position mit demselben Artikel geben, kann die bestehende Auftragsposition durch die Option Position erweitern ,um die gewählte Menge erhöht werden.
Nach einer erneuten Bestätigung mit Ok wird in der Auftragsbearbeitung gemäß der gewählten Option ein neuer Auftrag erzeugt bzw. Positionen / Positionsmengen geeignet hinzugefügt und der Benutzer erhält eine Rückfrage, ob er nun die Auftragsbearbeitung zur weiteren Bearbeitung öffnen möchte. | ||||||||||||
| Andere Position zuordnen | Ist einer Bestellposition für eine auftragsbezogene Bestellung eine Auftrag und eine der darin enthaltenen Positionen zugeordnet, kann hierüber die Positionsauswahl für diese Zuordnung erneut aufgerufen werde. | ||||||||||||
| Rücklieferungsdaten | Dieser Menüpunkt wird nur aktiv, wenn es sich beim aktuell positionierten Bestellvorgang um eine Rücklieferung an einen Lieferanten handelt. Er ermöglicht dann für die aktuell positionierte Position den Aufruf der Pflegemaske, mit der vermerkt wird, warum ein Artikel zurückgeliefert wird und welches weitere Vorgehen erwartet wird. Mehr zur Rücklieferung im Unterabschnitt Rücklieferungen des nachfolgenden Abschnitts Erweiterte Geschäftsprozesse des Bestellwesen. | ||||||||||||
| Lieferung buchen / Rücklieferung erledigen | Dieser Menüpunkt wechselt ihre Bezeichnung abhängig vom zugrundeliegenden Bestellvorgang in Lieferung buchen für normale Bestellungen und Rücklieferung erledigen für Rücklieferungsvorgänge. In beiden Fällen wird ein Dialog aufgerufen, mit dem für die aktuell ausgewählte Bestellposition ein Wareneingang im Kontext des jeweiligen Bestellvorgangs gebucht werden kann. In diesem Dialog können die Liefermenge, die Differenzmenge, die Lieferscheinnummer, der für die Einkaufspreisermittlung relevante Einzelpreis und positionsbezogene Nebenkosten angegeben werden. Positionen können zudem über das Klickfeld Position erl. als bestelltechnisch erledigt gekennzeichnet werden – selbst wenn die angegebene Liefermenge nicht der ursprünglich bestellten Menge entspricht. Beim aufgerufenen Dialog handelt es sich um den Dialog für Einzelbuchungen zur Wareneingangserfassung. | ||||||||||||
| Wareneingangskorrektur | Dieser Menüpunkt öffnet einen Dialog, in welchem alle zur Bestellposition gebuchten Wareneingänge mit der angegebenen Lieferscheinnummer, dem Lieferscheindatum, der gebuchten Liefermenge, dem die Buchung durchführenden Bearbeiter, die Wareneingangsnummer und weitere Informationen aufgelistet werden.
Die Spalte X erlaubt es, eine oder mehrere Wareneingangsbuchungen durch Aktivierung des jeweiligen Klickfeldes auszuwählen. Über den Button Löschen kann der gebuchte Wareneingang dann rückgängig gemacht werden. D.h. durch den Wareneingang in den Bestand gebuchte Mengen werden wieder abgebucht, als bestellt vermerkte Mengen im Artikelstamm werden wieder erhöht und die Position taucht im Anschluss wieder in der Anwendungsmaske Wareneingänge erfassen auf. |
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