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Die Erstellung und Ausführung von myInfo Abonnements unterliegt standardmäßig einer Rechtesteuerung, die es erlaubt einen Freigabeprozess einzurichten. Es gibt zwei Ebenen für Benutzerrechte:

1. Recht MYINSEUSE: Der Benutzer kann aus Listenprogrammen heraus neue Abonnements erstellen. Diese werden beim Speichern nicht automatisch für die Bearbeitung durch den Abonnementdienst freigegeben. Ruft der Benutzer mit diesem Recht die Abonnementverwaltung auf, so erhält er nur Zugriff auf solche Abonnements bei denen er selbst Ersteller ist oder bei denen ein anderer Ersteller den Benutzer als einen der Empfänger markiert hat. Bei Abonnements für die der Benutzer nicht auch der Ersteller ist, hat er dann keine Änderungsrechte am Abonnement.

2. Recht MYINSEAPP: Benutzer mit diesem Recht haben die Möglichkeit, Abonnements für sich und andere zu erstellen und die erstellten Abonnements werden beim Speichern sofort für die Ausführung freigegeben. Zusätzlich haben diese Benutzer Einsicht in alle bestehenden Abonnements und können bei Bedarf die noch nicht freigegebenen Abonnements von Benutzern mit dem Recht MYINSEUSE freigeben oder ablehnen. Hierfür stehen diesen Benutzern in der Abonnementverwaltung in der Ribbontoolbar die Schaltflächen Erlauben und Verweigern zur Verfügung.

Verfügt ein Benutzer über keines der beiden Rechte, dann erhält er generell keinen Zugriff auf die Bearbeitungs- und Verwaltungsmaske Übersicht myInfo Abonnements.

Um einen durchgängigen Freigabeprozess zu realisieren, muss in der Benutzer und Rechteverwaltung eine Benutzergruppe mit der Bezeichnung CLOUD angelegt werden, der all jene ERP-Benutzer zugeordnet werden, die entweder explizit über das Recht MYINSEAPP verfügen oder dieses Recht aufgrund dieser Gruppenzuordnung erhalten sollen. Sobald ein Benutzer mit dem Recht MYINSEUSE ein noch freizugebendes Abonnement erstellt, wird für die gesamte Benutzergruppe im Kontaktmanagement ein ToDo mit der Aufforderung zur Freigabe erstellt. Standardmäßig wird dieses ToDo für die Kontaktbereich Organisation und die Kontaktart Intern erzeugt. Über die Konfigurationsvariablen MYINABOSECTION und MYINABOTYPE können ein alternativ zu verwendender Kontaktbereich bzw. die Kontaktart festgelegt werden.