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Wie schon in der Adress- und der Artikelverwaltung beginnt die Erfassung eines Vorgangs über den Menüpunkt "NEU", die Funktionstaste F9 oder per Tastaturkürzel. Professional ERP legt einen neuen Datensatz an und der Eingabecursor springt in das Feld Adressnr. (=Adressnummer).

Die Adressnummer des Kunden kann hier direkt eingegeben werden oder – sofern Sie die Nummer nicht auswendig wissen – per Adressensuche eingefügt werden.

Der in der obigen Abbildung verwendete Suchbegriff SWS als Matchcode liefert – genau wie schon in der Adressverwaltung – mehrere Suchergebnisse von denen Sie eines auswählen müssen, damit die zugehörige Adressnummer in den Vorgang übernommen wird. Gäbe es nur ein Suchergebnis, würde die zugeordnete Adressnummer direkt ins Adressnummernfeld übernommen werden.

Nach Eingabe der Adressnummer ergänzt Professional ERP die Anschrift automatisch anhand der Stammdaten und der Cursor springt weiter in das Eingabefeld für den Betreff. Nachdem alle für den Vorgang relevanten Eingabefelder mit Daten ausgefüllt sind, können Sie den Vorgang analog zu den bisherigen Speichervorgängen durch Betätigen der Schaltfläche  (Diskettensymbol), der Funktionstaste F10 oder dem Tastaturkürzel STRG+W speichern. Damit wird der sogenannte Vorgangskopf gespeichert.

Professional ERP verlässt dann den Neuanlagemodus für Vorgänge und wechselt automatisch auf das Register Positionen, auf dem Sie mit den weiteren Schritten fortfahren können.

Positionen zum Vorgang erfassen

Über das Register Positionen werden alle Vorgangspositionen verwaltet, d.h. dass die zum Vorgangskopf gehörenden Einzelpositionen als separate Datensätze zugeordnet werden. Wie zuvor beginnt auch die Neuanlage dieser Datensätze per Menüpunkt "NEU" , die Funktionstaste F9 oder per Tastaturkürzel.

Nachdem Professional ERP den neuen Positionsdatensatz erstellt hat, springt der Eingabecursor zunächst in das Feld Artikelnr. (=Artikelnummer). Hier kann die Artikelnummer direkt eingegeben oder über die Button hinter dem Eingabefeld eine Artikelsuche begonnen werden. Die direkte Eingabe der Artikelnummer wird durch Betätigen der ENTER-Taste abgeschlossen. Wird eine unvollständige Artikelnummer eingegeben, so startet Professional ERP automatisch eine Artikelsuche, verwendet die gemachte Eingabe als Suchbegriff und bietet analog zu den bisherigen Suchvorgängen eine tabellarische Auswahlliste des Suchergebnisses an.

Nach Auswahl eines Artikels übernimmt Professional ERP zunächst die im Artikelstamm hinterlegten Informationen wie Bezeichnung und Verkaufspreis in die korrespondierenden Felder Positionstext und Einzelpreis. Danach wird die Eingabe der Felder für den Benutzer freigegeben, sodass eine Anpassung der übernommenen Daten ebenso möglich wird, wie das Ausfüllen von Feldern, die noch nicht vorbelegt wurden. Sofern Sie keine Änderungen an den übernommenen Daten vornehmen wollen, können Sie – analog zu den bisherigen Speicherungsaktionen – den Positionsdatensatz per Schaltfläche, Tastaturkürzel STRG+W oder Funktionstaste F10 speichern.

Legen Sie in Ihrem Vorgang mehrere Positionen an. Sie können einen einzelnen Artikel auch in mehreren getrennten Vorgangspositionen verwenden. Nach dem Speichern der zuletzt eingegebenen Vorgangsposition wechseln Sie zurück zum Vorgangskopf auf dem Register Adresse, um im nächsten Schritt den Vorgang als Beleg zu drucken.