Abschluss der Inventur
Nach dem Verbuchen der Inventurdifferenzen kann in der Inventurverwaltung über den Button „Inventur abschließen“ die aktuelle Inventur abgeschlossen werden.
Inventurverwaltung – Button „Inventur abschließen“
Nach dem Betätigen erscheint eine Rückfrage, deren Inhalt davon abhängt, ob es noch unverbuchte Inventurdifferenzen für die aktuell gewählte Inventurdefinition. Grundsätzlich zielt die Rückfrage immer auf den Abschluss der aktuellen Inventur ab.
Sind keine Differenzen mehr vorhanden, so lautet die Rückfrage:
Sofern noch Differenzen vorhanden sind, lautet die Rückfrage:
Die Rückfrage ist grundsätzlich nur dann mit „Ja“ zu beantworten, wenn die betreffende Inventur tatsächlich abgeschlossen werden soll. Wenn eine Inventur über mehrere Tage erfasst wird bzw. noch nicht alle Zählbelege erfasst wurden, darf der Button „Inventur abschließen“ erst nach Abschluss der letzten Erfassung betätigt werden.
Eine einmal abgeschlossene Inventur kann nicht mehr geöffnet werden, daher ist vor einem Inventurabschluss sicher zu stellen, dass auch wirklich alle Belege erfasst und eventuell vorhandene Differenzen korrekt verbucht wurden bzw. muss gewährleistet sein, dass eine Nichtverbuchung vorhandener Differenzen tatsächlich gewünscht ist.
Wurde eine Inventur durch über den zugehörigen Button abgeschlossen, können im Anschluss die Nacharbeiten zur Inventur vorgenommen werden (vgl. „Nach Abschluss einer Inventur“).
Protokollfunktionen für die Inventur
Für die Nachvollziehbarkeit von Inventuren gibt es zwei Anlaufstellen. Einerseits bietet die Inventurverwaltung auf den Registern „Protokoll“ und „Artikelinformationen“ eine Vielzahl von Informationen zur aktuell gewählten Inventurdefinition. Andererseits können Inventurinformationen auch in der Artikelverwaltung beim jeweiligen Artikel gewonnen werden.
Das Register „Protokoll“ der Inventurverwaltung
Auf diesem Register werden die Protokolleinträge der aktuell gewählten Inventurdefinition (Register „Inventur“) angezeigt
Im Protokoll werden folgende Informationen angezeigt: | |
|---|---|
Aktion: | die vorgenommene Aktion |
Zeitpunkt: | Zeitpunkt, zu dem die Aktion vorgenommen wurde |
Bearbeiter: | angemeldeter ERP-Nutzer, der die Aktion vorgenommen hat |
Details: | Bedingungen aus der Inventurdefinition, sowie der Status, den die Inventur vor der Durchführung der Aktion hatte |
Bei den protokollierten Aktionen werden folgende Vorgänge festgehalten: | |
„erstellt“: | Erstellung einer Inventur (Inventurstatus: Erstellt) |
„vorgemerkt“: | Vormerkung von Artikeln (Inventurstatus: Vorgemerkt) |
„eingefroren“: | Bestand einfrieren (Inventurstatus: Bestand eingefroren) |
„aufgetaut“: | Bestand auftauen (Inventurstatus: Vorgemerkt) |
„Zählmengen erfasst“: | Zählmengenerfassung (Inventurstatus: Zähllisten erfasst) |
„Differenzmengen ermittelt“: | Ermittlung der Inventurdifferenzen (Inventurstatus: Differenzen ermittelt) |
„Differenzen verbucht“: | Verbuchung der Inventurdifferenzen (Inventurstatus: Differenzen verbucht) |
„Inventur abgeschlossen“: | Abschluss der Inventur (Inventurstatus: Inventur abgeschlossen) |
Das Register „Artikelinformationen“ der Inventurverwaltung
Auf dem Register „Artikelinformationen“ werden die für die Inventur vorgesehenen Artikel mit ihrer Artikelnummer, Bezeichnung und Warengruppe aufgelistet, sobald die Vormerkung vorgenommen wurde.
Register „Artikelinformationen“ der Inventurverwaltung
Nach dem Einfrieren des zur Inventur vorgemerkten Artikelbestandes, liefert das Register „Artikelinformationen“ zusätzlich Informationen über durchschnittlichen und letzten Einkaufspreis, die Preis- und Mengeneinheit, sowie den ermittelten Bestand. Es gilt zu beachten, dass die in die Inventur übernommenen Preise und Mengen immer den Stand bis zu dem Tag des tatsächlichen Einfrierens haben. Eine Inventur kann in der Grundversion von Professional ERP daher nie rückwirkend mit einem Stichtag in der Vergangenheit vorgenommen werden. Die mit „*“ gekennzeichnete Spalte zeigt an, ob der jeweilige Artikel nur vorgemerkt (
) oder bereits eingefroren (
) ist.
Artikelinventurdaten im Artikelstamm
In der Artikelverwaltung können auf dem Register „Lager“ für den jeweiligen Artikel ebenfalls Inventurinformationen abgerufen werden.
Menüpunkt zum Aufruf der Inventurinformationen eines Artikels
Im Anzeigefenster stehen über ein Auswahlfeld alle Inventurdefinitionen (Stichtag und Bezeichnung) zur Auswahl und die Tabellenansicht zeigt die zugehörigen Daten der Inventur.
Inventurinformationen eines Artikels
Mittels des Auswahlfeldes „Anzeige“ kann hierbei zwischen der summarischen Anzeige je Lagerort und einer Anzeige aller Einzelbuchungen umgeschaltet werden. In der Tabellenansicht werden für Letztere alle Einzelbuchungen zum Artikel angezeigt, gefiltert auf die ausgewählte Inventurdefinition. Zeitgleich wird in dieser Ansicht der Button
aktiv. Darüber kann die Erfassungsmaske für Inventurbelege geöffnet werden, in der dann der Zählbeleg angezeigt wird, der zur der Einzelbuchung gehört, die in der Tabellenansicht vorher ausgewählt wurde.
Die Lagerwert-Liste zu einer Inventur
Zusätzlich zum optionalen Druck einer Inventurvergleichsliste (vgl. „Druck einer Inventurvergleichsliste (optional)“ kann im zugehörigen Listenprogramm „Inventurliste (erfasst)“ auch eine Lagerwert-Liste importiert und ausgedruckt werden. Die Liste ermittelt – basierend auf den Filtervorgaben für Stichtag, Artikelnummern, Lagerorten und Erfassungsbelegen – die in der Inventur erfassten Lagerwerte anhand der, in die Inventurdefinition eingeflossenen, Einkaufspreise.
Importieren Sie hierfür innerhalb der Anwendung „Inventurliste (erfasst)“ die Listenvorlage „INVE0001.FRX“.
Nach Abschluss einer Inventur
Auch nach Abschluss einer Inventur sollte – genau wie nach dem Einfrieren der Bestände und vor dem Verbuchen von Inventurdifferenzen – eine Datensicherung vorgenommen werden, bevor der Normalbetrieb wiederaufgenommen wird.
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Weitere Schritte der Inventur: