Eine Synchronisation startet immer mit einer Abfrage der Version des zugehörigen Online-Kalenders. Dies dient der Vermeidung unnötigen Netzverkehrs und der Beschleunigung des Synchronisationslaufs. Erst danach werden neue und geänderte Termine synchronisiert. Hierbei gilt, dass die jeweils zuletzt vorgenommene Änderung an einem Termin Vorrang besitzt, d.h. wenn zwischen zwei Synchronisationsläufen sowohl im Kontaktmanagement (CRM) von Professional ERP als auch dem Online-Kalender Änderungen am selben Termin vorgenommen, dann wird die zeitlich neuere Änderung beibehalten. Termine, die im Online-Kalender entfernt (=gelöscht) wurden, werden im Kontaktmanagement von Professional ERP als erledigt und nicht durchgeführt gekennzeichnet und werden in Folge aus den normalen Kalenderansichten ausgefiltert. Werden Termine zwischen zwei Synchronisationsläufen im Kontaktmanagement von Professional ERP gelöscht oder mit den Merkmalen erledigt und nicht durchgeführt versehen, dann werden sie im beim nachfolgenden Synchronisationslauf im Online-Kalender vollständig gelöscht. Die Zeit bis zum Auftauchen der synchronisierten Termine auf einem mobilen Endgerät hängt von den Synchronisationseinstellungen des mobilen Endgerätes ab.
Standardmäßig findet die per Dienst realisierte, automatische Synchronisation zwischen Professional ERP und einem Online-Kalenderdienst im Abstand von 15 Minuten statt. Dieses Intervall kann über die Konfigurationsdatei des Synchronisationsdienstes geändert werden. Gleiches gilt für den Zeitraum, der für eine Synchronisation berücksichtigt wird. Normalweise wird eine Spanne von zwei Wochen in der Vergangenheit bis zu einem beliebigen Zeitpunkt in der Zukunft synchronisiert. In der Mehrheit der Anwendungsfälle sollte dieser Wert einen ausreichenden Kompromiss zwischen Notwendigkeit für nachträgliche Terminerfassung und anfallendem Datenverkehr darstellen.