Auftrag erfassen
Wie schon in der Adress- und der Artikelverwaltung beginnt die Erfassung eines Vorgangs über den Menüpunkt "NEU", die Funktionstaste F9 oder per Tastaturkürzel. Professional ERP legt einen neuen Datensatz an und der Eingabecursor springt in das Feld Adressnr. (=Adressnummer). Die Adressnummer des Kunden kann hier direkt eingegeben werden oder – sofern Sie die Nummer nicht auswendig wissen – per Adressensuche eingefügt werden. Beachten Sie, dass an dieser Stelle nicht die Funktionstaste F7 die gewünschte Suchfunktion aufruft! Innerhalb der Auftragsbearbeitung sucht die Standardsuchmaske nach Vorgängen. Für die Ermittlung einer Adressnummer wird jedoch eine Adressensuche benötigt. Um die Adressensuche aufzurufen, betätigen Sie die Schaltfläche neben dem Eingabefeld oder verwenden die die Tastenkombination UMSCHALT+F7. Der in der obigen Abbildung verwendete Suchbegriff SWS als Matchcode liefert – genau wie schon in der Adressverwaltung – mehrere Suchergebnisse von denen Sie eines auswählen müssen, damit die zugehörige Adressnummer in den Vorgang übernommen wird. Gäbe es nur ein Suchergebnis, würde die zugeordnete Adressnummer direkt ins Adressnummernfeld übernommen werden. Nach Eingabe der Adressnummer ergänzt Professional ERP die Anschrift automatisch anhand der Stammdaten und der Cursor springt weiter in das Eingabefeld für den Betreff. Nachdem alle für den Vorgang relevanten Eingabefelder mit Daten ausgefüllt sind, können Sie den Vorgang analog zu den bisherigen Speichervorgängen durch Betätigen der Schaltfläche (Diskettensymbol), der Funktionstaste F10 oder dem Tastaturkürzel STRG+W speichern. Damit wird der sogenannte Vorgangskopf gespeichert. Professional ERP verlässt dann den Neuanlagemodus für Vorgänge und wechselt automatisch auf das Register Positionen, auf dem Sie mit den weiteren Schritten fortfahren können. Über das Register Positionen werden alle Vorgangspositionen verwaltet, d.h. dass die zum Vorgangskopf gehörenden Einzelpositionen als separate Datensätze zugeordnet werden. Wie zuvor beginnt auch die Neuanlage dieser Datensätze per Menüpunkt "NEU" , die Funktionstaste F9 oder per Tastaturkürzel. Nachdem Professional ERP den neuen Positionsdatensatz erstellt hat, springt der Eingabecursor zunächst in das Feld Artikelnr. (=Artikelnummer). Hier kann die Artikelnummer direkt eingegeben oder über die Button hinter dem Eingabefeld eine Artikelsuche begonnen werden. Die direkte Eingabe der Artikelnummer wird durch Betätigen der ENTER-Taste abgeschlossen. Wird eine unvollständige Artikelnummer eingegeben, so startet Professional ERP automatisch eine Artikelsuche, verwendet die gemachte Eingabe als Suchbegriff und bietet analog zu den bisherigen Suchvorgängen eine tabellarische Auswahlliste des Suchergebnisses an. Nach Auswahl eines Artikels übernimmt Professional ERP zunächst die im Artikelstamm hinterlegten Informationen wie Bezeichnung und Verkaufspreis in die korrespondierenden Felder Positionstext und Einzelpreis. Danach wird die Eingabe der Felder für den Benutzer freigegeben, sodass eine Anpassung der übernommenen Daten ebenso möglich wird, wie das Ausfüllen von Feldern, die noch nicht vorbelegt wurden. Sofern Sie keine Änderungen an den übernommenen Daten vornehmen wollen, können Sie – analog zu den bisherigen Speicherungsaktionen – den Positionsdatensatz per Schaltfläche, Tastaturkürzel STRG+W oder Funktionstaste F10 speichern. Das Eingabefeld für Positionstexte erlaubt mehrzeilige Eingaben, d.h. anders als bei den bisher verwendeten Eingabefeldern bewirkt die Verwendung der ENTER-Taste innerhalb dieses Eingabefeldes einen Zeilenumbruch. Um mehrzeilige Eingabefelder zu verlassen, verwenden Sie die Tabulator-Taste. Legen Sie in Ihrem Vorgang mehrere Positionen an. Sie können einen einzelnen Artikel auch in mehreren getrennten Vorgangspositionen verwenden. Nach dem Speichern der zuletzt eingegebenen Vorgangsposition wechseln Sie zurück zum Vorgangskopf auf dem Register Adresse, um im nächsten Schritt den Vorgang als Beleg zu drucken.
Positionen zum Vorgang erfassen
Auftrag drucken
Der Druck von Belegen, Etiketten und Listenformularen erfolgt in Professional ERP normalerweise über den Reiter Druck. Die Auswahl und Bedienung des Menüpunktes erfolgt entweder über die Maus oder per Tastaturkürzel in Kombination mit der ALT-Taste. Die Funktionstaste F5 schaltet die Anzeige direkt auf den Reiter Druck um und zeigt die Tastaturkürzel der auf dem Reiter enthaltenen Menüpunkte an. Auf dem Reiter Druck sind immer die Funktionsbereiche Belegauswahl und Druckziel mit je einem farblich hervorgehobenen Menüpunkt zu finden. Die Zahl der verfügbaren Menüpunkte je Funktionsbereich hängt von der verwendeten Hauptanwendung ab. Hier in der Auftragsbearbeitung gibt es für den Funktionsbereich Belegauswahl die Menüpunkte für die Belegarten Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Materialnachweis und gesonderte Listenformulare. Die Beschriftung der Menüpunkte entspricht dem aktuell für die Belegart ausgewählten Beleg. Der farblich hervorgehobene Menüpunkt zeigt an, welche Belegart derzeit für den Druck ausgewählt ist. Wählen Sie jetzt die Belegart Rechnung aus. Im Funktionsbereich Druckziel werden eine Reihe von Ausgabezielen angeboten, von denen im Rahmen dieser Übung nur der direkte Druck, der Spoolerdruck und der Sofortdruck von Interesse sind. Auch in diesem Funktionsbereich signalisiert der farblich hervorgehobene Menüpunkt – analog zur Belegauswahl – welches Druckziel derzeit für den Druck ausgewählt ist. Das Betätigen des Menüpunktes Sofortdruck bzw. die Verwendung der Tastenkombination STRG+F5 würde den aktuell eingestellten Beleg der aktiven Belegart (hervorgehobene Schaltfläche im Bereich Belegauswahl) über das ausgewählte Druckziel mit Standardeinstellungen ausgeben. Zunächst betätigen Sie jedoch bitte die Schaltfläche für den direkten Druck. Dann öffnet sich das Druckmenü, in dem weitere Einstellungen für den Druck vorgenommen werden können: Das Druckmenü ist bereits anhand der Voreinstellungen aus dem Reiter Druck vorbelegt. D.h. entsprechend der Belegauswahl ist als angestrebter Auftragsstatus Rechnung vorbelegt. Gleiches gilt für den zu verwendenden Beleg, das Ausgabeziel und der dafür verwendete Drucker. Sollte es nötig sein, könnten im Druckmenü auch alle getroffenen Vorbelegungen jederzeit wieder geändert werden. Ändern Sie jetzt das Ausgabeziel von Drucker auf Spooler, damit nach Betätigung des Buttons "Drucken" zunächst noch kein Papier verwendet, aber die Statusänderung des Vorgangs auf Rechnung durchgeführt wird. Je nach Modulausstattung ihrer Professional ERP Installation kann es sein, dass sich beim Umstellen des Ausgabeziels von Drucker auf Spooler das Druckmenü dynamisch verändert. Dies ist kein Fehler! Das Menü passt sich lediglich auf die für das jeweilige Ausgabeziel zulässigen Menüoptionen an. Vergleichbares passiert u.U. auch bei Änderungen der Belegart oder des Auftragsstatus. Nachdem der Button "Drucken" betätigt wurde, schließt sich das Druckmenü und der Vorgang wird von der Druckroutine verarbeitet. Wäre als Ausgabeziel noch immer ein im System installierter Drucker ausgewählt, so würde dieser nun den Rechnungsbeleg zum Vorgang drucken. Da für den Druck eine Belegart gewählt wurde, deren Status im Ablauf des Rechtsgeschäftes nach dem bisherigen liegt, ändert sich der Gesamtstatus des Vorgangs entsprechend (hier von nicht gedruckt zu Rechnung):
