Konfiguration und Stammdatenpflege QM-Handbuch & Dokumentationen

Für die Nutzung des Erweiterungsmoduls QM-Handbuch & Dokumentationen sind nach der Erstinstallation zunächst einige Konfigurations- und Stammdatenpflegemaßnahmen durchzuführen.

Firmenparameter

Auf dem Register Kürzel der Anwendung Firmenparameter gibt es die Kürzelrubrik QM-Handbuch & Dokumentationen mit den beiden Kürzelkategorien Buchtyp und Dokumentenmerkmale.

Kürzelkategorie Buchtyp

In der Kürzelkategorie Buchtyp werden die Kürzel angelegt, anhand derer die einzelnen in Professional ERP verwalteten Dokumentationen gemäß ihres Bestimmungszwecks unterschieden werden. Bei der Modulinstallation werden standardmäßig folgende Kürzel automatisch erzeugt:

• QMHANDB (QM-Handbuch): Dieser Buchtyp wird in der Anwendung QM-Handbuch automatisch für die Klassifizierung als Unternehmenshandbuch verwendet und kann dort auch nicht geändert werden.
• DOKU (Dokumentationen): Dieser Buchtyp wird zusammen mit dem Buchtyp QMHANDB und allen weiteren in dieser Kürzelkategorie erzeugten Kürzel in der Anwendung Dokumentationen verwendet. Durch geeignete Zuordnung lassen sich so dann unterschiedliche Dokumentationsarten unterscheiden. 

Jedes Kürzel der Kategorie Buchtyp besteht aus drei Teilen:

1. Dem bis zu acht Zeichen langen Kürzelnamen. Dieser Kürzelname wird in Auswahlfeldern zum Buchtyp direkt angezeigt.
2. Einem bis zu 90 Zeichen langen Bezeichnungstext. Diese Bezeichnung wird hinter dem Auswahlfeld zum Buchtyp bzw. bei geöffneter Auswahl in der Auswahlliste angezeigt.
3. Eine bis zu acht Zeichen lange Bezeichnung des zu verwendenden Struktur-Platzhalters. Die hier angegebene Bezeichnung informiert Professional ERP darüber, welche Inhaltstruktur eine neu angelegte Dokumentation erhalten soll.

Basierend auf den erstellten Kürzeln werden auch Konfigurationsvariablen für Vorlagendateien verfügbar.

Kürzelkategorie Dokumentenmerkmale

In dieser Kürzelkategorie können Merkmale für Dokumente frei definiert werden, anhand derer dann selektive Auszüge aus den Dokumentationen erstellt werden können. Die Kürzel werden standardmäßig mit der Länge von einem Zeichen und einem bis zu 90 Zeichen langen Bezeichnungstext erfasst. Die Merkmale können sowohl in der Anwendung QM-Handbuch als auch in der Anwendung Dokumentationen den vorhandenen Teildokumenten einzeln oder als Mehrfachzuordnung zugewiesen werden. Mehr dazu in den Abschnitten Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.

Platzhaltertexte zur Erstellung der Inhaltsstruktur von Dokumentationen

Bei jeder Neuanlage einer Dokumentation in der gleichnamigen Anwendung und beim ersten Öffnen der Anwendung QM-Handbuch versucht Professional ERP automatisch ein zum Buch gehörendes Inhaltsverzeichnis in Form einer Baumstruktur zu erzeugen. Der Aufbau dieser Baumstruktur ergibt sich aus dem für das Buch geltenden Buchtyp und dessen verknüpftem Strukturplatzhalter.

Im Rahmen der Installation des Erweiterungsmoduls QM-Handbuch & Dokumentationen werden in der Anwendung Platzhaltertexte die Datensätze _QMHANDB und _DOKU erzeugt, die anhand ihrer Verknüpfung in den Buchtyp-Kürzeln QMHANDB bzw. DOKU zur Erzeugung der zum Buchtyp gehörenden Inhaltsstruktur herangezogen werden.

Es lassen sich beliebig viele Platzhaltertexte zur Erstellung solcher Inhaltverzeichnisse erstellen. Diese werden immer dann verwendet, wenn sie namentlich mit einem Buchtyp Kürzel verknüpft sind und dann eine Dokumentation mit diesem Buchtyp erstellt wird.

Für die Erstellung und den Aufbau solcher Strukturplatzhalter gelten folgende Regeln:

1. Die einzelnen Einträge der zu erstellenden Inhaltsstruktur werden zeilenweise mit ihrem Beschriftungstext eingegeben.
2. Durch Einrückung eines Beschreibungstextes – per Tabulator oder Leerzeichen – entsteht in Relation zum nächstgelegenen darüber befindlichen Eintrag mit geringerer Einrückung ein hierarchisch untergeordneter Knoten in der zu erzeugenden Baumstruktur. Einträge mit gleicher Einrückung ergeben Knoten auf derselben Hierarchieebene.
3. Der Textinhalt in der ersten Zeile eines Strukturplatzhalters befindet sich funktional auf der höchstmöglichen Hierarchieebene eines Buches . Daher sollten in der ersten Zeile keine Einrückungen bzw. führenden Leerzeichen verwendet werden. Bei Nichtbeachtung dieser Regel wird der Benutzer bei der Erstellung auf den fehlerhaften Aufbau des Platzhalters hingewiesen und das Inhaltverzeichnis nur nach Bestätigung einer Rückfrage zur Entfernung der führenden Leerzeichen angelegt.
4. Einträge, die in den Folgezeilen keine noch weiter eingerückten Untereinträge besitzen, werden später als Dokument erzeugt, während solche mit Untereinträgen dann funktional zu Kapiteln werden.
5. Leerzeilen im Platzhaltertext werden bei der späteren Erzeugung der Inhaltsstruktur ignoriert.