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Erster Einstieg in das Handbuch und die Dokumentation

Erster Einstieg in das Handbuch und die Dokumentation

Owned by Yvonne Gesing
Last updated: 04.07.2024
5 min read

Register Übersicht

In der tabellarischen Anzeige der bereits angelegten Dokumentationen werden folgende Information angezeigt:

- Name (des Buches/der Dokumentation)
- Handbuchtyp (Typ der Dokumentation: QM-Handbuch, Dokumentation)
- Veröffentlichung (Datum der Veröffentlichung)
- letzte Änderung am (Datum der Letzten Änderung)
- Änderungsuser (Verursacher der letzter Änderung)
- Status (in Bearbeitung, warten auf Freigabe, freigegeben, veröffentlicht)
- Bemerkungen

Außerdem ist es möglich die Ansicht nach Handbuchtyp zu filtern. Je nach Auswahl werden dann entweder alle oder nur Dokumentationen der ausgewählten Typs angezeigt.

Register Inhalt

Die Anzeige der Dokumentationen ist in 2 Teilbereiche gegliedert.

Oben befindet sich der Kopfbereich, der unabhängig vom darunter befindlichen Teilbereich immer die wesentlichen Informationen des gegenwärtig in der Baumanzeige selektierten Eintrags innerhalb Buch-Satzes als Kopfinformationen anzeigt.

Bei Positionierung der Baumanzeige auf den Buch-Datensatz (=Wurzelelement der Anzeige), wird im Kopfbereich nur der Titel des Buch-Datensatzes in blauer Schrift angezeigt. Bei allen anderen Einträgen der Baumanzeige sind im Kopfbereich nun die folgenden aus der früheren Anzeige bekannten Felder zu finden:

  • Das Feld Bezeichnung und der derzeitige Sortierindex des in der Baumanzeige selektierten Eintrags.

  • Das Klickfeld für Veröffentlichung gesperrt 

  • Das Auswahlfeld Dokumentenart

Der Rest des dynamischen Anzeigebereichs wurde in die vier Unterregister Dokument, Vorschau, Termine und Verlinkungen geteilt.

In Verbindung mit dem Erweiterungsmodul DocuWare wird das zugehörige Register Archiv als eigenes Hauptregister angezeigt. Damit wird es für den Bediener leichter zu erkennen, zu welchem konkreten Element eines Buch-Datensatzes die aktuell angezeigten Archivdateien gehören.

Weitere hilfreiche Seiten:

Unterregister Dokument

Das Unterregister Dokument beinhaltet mit Ausnahme der in den Kopfbereich verlagerten Anzeige – und Eingabefelder alle Felder, die für die einzelnen Dokumentenarten und deren Ansichten im dynamischen Anzeigebereich vorhanden sind. Auch die in einzelnen Ansichten zuschaltbare Vorschauanzeige kann auf dem Unterregister Dokument aktiviert werden.
In den Ansichten des Unterregisters zu Dokumenten bzw. deren Versionen, Kapiteln und Verknüpfungen sind am oberen Rand des Registers die drei neuen Felder Dok.-Referenz, Dok.-Typ und Anzeigeart hinzugekommen.

Die Felder sind in dieser Ansicht zwar immer sichtbar, aber nur dann bedienbar, wenn es sich um einen Eintrag mit der Dokumentenart Dokument handelt.

Feld

Bedeutun

Dok._Referenz

Die alphanumerische Dokumentenreferenz ist eine vom Benutzer nicht änderbare interne Referenznummer, die bei der Erzeugung des jeweiligen Eintrags automatisch generiert wird.

Dok.-Typ

Das Auswahlfeld bietet drei mögliche Zweckzuordnungen für ein auf der Inhaltsebene mit der Dokumentenart Dokument versehenen Eintrags:

  1. Dokument: Mit dieser Auswahloption wird angegeben, dass sich bei dem Eintrag sowohl aus Sicht der Inhaltsstruktur des Buch-Datensatzes als auch dem Verwendungszweck um ein (Teil-)Dokument der finalen zu erstellenden Gesamtdokumentation handelt.

  2. Verfahrensanweisung: Mit dieser Auswahloption wird angegeben, dass es sich bei dem Eintrag aus Sicht der Inhaltsstruktur des Buch-Datensatzes um ein Dokument handelt. Dieses stellt eine Verfahrensanweisung dar und gehört somit trotz des gemeinsamen Kontextes nicht zwingend zur final zu erstellenden Gesamtdokumentation. Die Zuordnung dieses Merkmals hat Einfluss auf die Neuanlage von Todos und wiederkehrende Termine, die aus den Anwendungen QM-Handbuch bzw. Do-kumentationen erstellt werden.

  3. Protokoll: Mit dieser Auswahloption wird angegeben, dass es sich bei dem Eintrag aus Sicht der Inhaltsstruktur des Buch-Datensatzes um ein Dokument handelt. Dieses stellt eine Vorlage für ein Protokoll dar und gehört somit trotz des gemeinsamen Kontextes üblicherweise nicht zur final zu erstellenden Gesamtdokumentation. Derartige Protokoll-Vorlagen kommen üblicherweise bei der Abarbeitung von Arbeitsabläufen zum Einsatz – insbesondere solchen, für die auch eine Verfahrensanweisung existiert. Die Zuordnung dieses Merkmals hat Einfluss auf die Neuanlage von Todos und wiederkehrende Termine, die aus den Anwendungen QM-Handbuch bzw. Dokumentationen erstellt werden.

Anzeigeart

Neben dem Dokumententyp lässt sich künftig für die Dokumentenart Dokument festlegen, wie Professional ERP den Zugriff auf die hinter dem Eintrag stehenden Datei vornehmen soll, sobald über das Kontaktmanagement auf die Datei zugegriffen wird.
Das Feld kann folgende Werte annehmen:

  • OF: Öffnen im Originalformat. Beim späteren Aufruf des Dokuments aus dem Kontaktmanagement wird eine Kopie der auf Datenbankebene vorliegenden Datei in ihrem Originalformat erzeugt und diese Kopie in der zugehörigen Office Anwendung – z.B. Microsoft Word oder Excel – geöffnet.

  • PD: Öffnen im PDF-Format. Beim Aufruf des Dokuments aus dem Kontaktmanagement wird versucht, die in der Datenbank im PDF-Format vorliegende Datei mit dem im System registrierten PDF-Anzeigeprogramm anzuzeigen.

  • HB: Öffnen mit der zugehörigen Professional ERP Handbuch-Anwendung. Beim Aufruf des Dokuments aus dem Kontaktmanagement öffnet sich entweder die Anwendung QM-Handbuch oder die Anwendung Dokumentation und es wird auf den Buch-Datensatz, der das Dokument beinhaltet, positioniert und danach innerhalb desselben auf den eigentlichen Dokumenten-Datensatz.

 

Das Öffnen im Original- bzw. im PDF-Format erfordert, dass die hierfür geeigneten Office-bzw. Anzeige-Anwendungen auf dem verwendeten Rechnersystem installiert sind.

 

Im Bereich Bearbeitung kann den beteiligten Mitarbeitern eine Aufgabe im CRM angelegt werden, entweder als ToDo oder als wiederkehrender Termin mit Zieldatum (geplant bis) und Verantwortlichem.

Bei Tätigung einer von diesen Schaltflächen geht die Termin-Maske aus dem Kontaktmanagement auf, deren Termin bereits mit dem betroffen Dokument verlinkt ist. Nachdem die weiteren Angaben zum Termin getroffen wurden, wird die Aufgabe / der Termin beim Verlassen der Maske mit Ok-Taste im Terminkalender bei dem unter Bearbeiter eingestellter Benutzer angelegt.

 

 

Unterregister Vorschau

Die verfügbare Vorschaufunktion lässt sich für Dokumente und Verknüpfungen für Vorschaugeeignete Dateiformate auch weiterhin auf dem Unterregister Dokument aktivieren. Da dies – insbesondere bei Monitoren mit niedriger Bildschirmauflösung – den Registerinhalt jedoch unübersichtlich bzw. zu klein erscheinen lassen kann, wird die Dateivorschau künftig auch separat auf dem Unterregister Vorschau bereitgestellt.

 

 

Unterregister Termine und Aufgaben

Das Unterregister Termine liefert eine Übersicht aller im System erfasster Todos, denen in den Feldern Dokument und/oder Protokoll Dokumentationsinhalte mit der Dokumentenart Dokument zugeordnet sind. 

Das Unterregister ist in zwei Hauptbereiche gegliedert:
Im oberen Maskenbereich befinden sich Eingabe- und Auswahlfelder Bearbeiter, Beginn, Ende und Terminstatus zur Filterung der darunter befindlichen tabellarischen Anzeige.
Im unteren Maskenbereich befindet sich die tabellarische Ansicht aller im Kontaktmanagement vorhandenen Todos, die zur gewählten Ansicht und den gewählten Filtereinstellungen passen.


Rechts oberhalb der tabellarischen Ansicht befindet sich das Auswahlfeld Anzeige mit dem die tabellarische Anzeige zwischen zwei Ansichten umgeschaltet werden kann:

Feld

Bedeutung

wiederkehrende Termine

Es werden alle systemseitig als wiederkehrende Termine angelegten Datensätze angezeigt, denen Dokumentationsinhalte zugewiesen wurden. 

Termine

Es werden alle konkreten Todos mit zugeordneten Dokumentationsinhalten angezeigt. Dies umfasst alle einzeln erzeugten Todos und auch alle bereits aus einem wiederkehrenden Termin-Datensatz erzeugten Todos.

 

 

Unterregister Verlinkungen

Das Unterregister Verlinkungen zeigt eine tabellarische Auflistung der existierenden Verlinkungen zwischen Professional ERP Anwendungen bzw. deren Maskenelemente mit Dokumentationsinhalten der Dokumentationsarten Dokument und Verknüpfung im aktuell gewählten Buch-Datensatz.

Die tabellarische Ansicht besitzt insgesamt vier für das Auswahlfeld Anzeige wählbare Ansichten:

Anzeige

Bedeutung

Alle Verlinkungen

Zeigt alle mit dem in der Baumanzeige gewählten Dokument bzw. der gewählten Datei-Verknüpfung vorgenommenen Verlinkungen.

Verlinkung mit Masken

Zeigt nur die Verlinkungen zwischen Professional ERP Anwendungsmasken selbst und dem in der Baumanzeige gewählten Dokument bzw. der gewählten Datei-Verknüpfung. 

Verlinkung mit Reitern

Zeigt nur die Verlinkungen zwischen Registern (Reitern) innerhalb Professional ERP Anwendungsmasken und dem in der Baumanzeige gewählten Dokument bzw. der gewählten Datei-Verknüpfung.

Verlinkung mit Feldern

Zeigt nur die Verlinkungen zwischen konkreten Eingabe- und Auswahlfeldern in Professional ERP Anwendungsmasken und dem in der Baumanzeige gewählten Dokument bzw. der gewählten Datei-Verknüpfung.

 

Wird in der Baumanzeige auf einen Eintrag mit der Dokumentenart Kapitel positioniert, bleibt die Anzeige leer, da Kapitel als reine Strukturelemente des Buch-Datensatzes nicht mit Anwendungsmasken verlinkt werden können.

Wird auf das Wurzelelement der Baumanzeige positioniert, dann zeigt die tabellarische Anzeige die bestehenden Verlinkungen aller Dokumente / Verknüpfungen, die der aktuell gewählten Ansicht entsprechen.

 

 

Menüpunkte

Auf dem Reiter Extras gibt es in der Funktionsgruppe Termine zwei Menüpunkte zur Erzeugung neuer Todos bzw. neuer wiederkehrender Termine.

Die Menüpunkte öffnen die jeweils bekannten Neuanlage-Dialoge für einzelne Todos bzw. die systemseitig als wiederkehrende Termine gespeicherten Terminvorlagen.