In der Benutzer- und Rechteverwaltung können für den Benutzer und/oder Benutzergruppen alle allgemeinen Informationen eingegeben werden.
Um einen neuen Benutzer anzulegen, wird im Bereich (1) der Benutzername, ein Passwort und ein passendes Kürzel angelegt werden. Der Benutzername ist auf 10 Zeichen und das Kürzel auf 4 Zeichen beschränkt, sowohl Benutzername als auch Kürzel haben Großbuchstaben. Die Angabe des Win-Benutzer sorgt für eine Synchronisation mit dem Anmelder bei Windows. Dies hat Auswirkungen auf die Einstellungen von Konfigurationsvariablen. Im Feld Name/Beschr. kann freier Text eingegeben werden, wie beispielsweise der Titel des Benutzers oder die Abteilung.
Im zweiten Bereich (2) wird im Feld Art hinterlegt, ob es sich um einen Benutzer oder eine Gruppe handelt. Je nachdem, ob Sie einen Benutzer oder eine Gruppe angelegt und gespeichert (F10) haben, wird das Register „Benutzer“ entsprechend umgestellt. So sehen Sie auf einen Blick, ob es sich bei der Neuanlage um eine Gruppe oder einen Benutzer handelt. Wenn man eine Gruppe anlegt, kann man dieser das Merkmal CRM-relevant erteilen und somit ist diese Gruppe dann automatisch im CRM sichtbar. Zusätzlich kann die passende Kostenstelle hinterlegt werden. Im Feld Region wird das entsprechende Bundesland des Arbeitsplatzes ausgewählt. Wird einem Benutzer hier eine Region zugewiesen, übersteuert diese bei der Übernahme von Feiertagen ins Kontaktmanagement die Region, die in den Firmenparametern gepflegt wurden. Auf diesem Weg kann dafür gesorgt werden, dass Mitarbeiter in unterschiedlichen Bundesländern nur die Feiertage zugewiesen bekommen, die in ihrem Bundesland auch tatsächlich gelten.
Im dritten Bereich (3) können Bemerkungen und Bezeichnungen hinterlegt werden. Dieses Feld macht zur Beschreibung von Benutzergruppen am meisten Sinn, da hier beschrieben werden kann, welche Rechte diese Gruppe hat.
Im rechten Bereich (4) kann man für den Nutzer die persönlichen Daten eingeben und ihn unten einer Gruppe zuordnen. Einem Benutzer können mehrere Gruppen zugeordnet werden.
Diese Gruppen müssen vor der Zuordnung als solche angelegt werden. Analog hierzu erscheinen in dem Feld rechts unten, bei Auswahl einer Gruppe, sämtliche bereits angelegten Benutzer. Pro Gruppe können ebenfalls mehrere Benutzer zugeordnet werden.
Sollte keine Gruppe angelegt sein, so wird beim Start der Benutzerverwaltung zunächst automatisch eine Gruppe DEFAULT angelegt. Dieser Gruppe werden alle bereits vorhandenen Benutzer zugewiesen sowie alle Rechte gewährt.
Sollen die Benutzer individuelle Rechte erhalten, so ist hierfür eine entsprechende Gruppe zu definieren, die Benutzer aus der Gruppe DEFAULT zu entfernen und in die spezielle Gruppe einzutragen.
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