Register Vertrag
Unter dem Hauptmenüpunkt Stammdaten finden Sie die Anwendung Verträge. Dort können Sie neue Verträge anlegen und bestehende Verträge verwalten.
Standardmäßig wird hier der letzte Vertrag angezeigt, der bearbeitet wurde.
Auf dieser Seite enthalten:
Register Positionen
In diesem Register können sie die einzelnen Positionen erfassen, die in diesem Vertrag enthalten sein sollen. Zudem werden hier die Rahmenbedingungen des Vertrages festgelegt.
Um neue Positionen anzulegen, klicken Sie auf den Menüpunkt Neu oder F9. Mit der Lupe können Sie den
richtigen Artikel suchen. Geben Sie nun alle weiteren Daten ein und speichern Sie diese.
| Feld | Inhalt / Eigenschaft |
|---|---|
| Pos | Die fortlaufende Positionsnummer innerhalb des Vertrages |
| Artikelnr. | Artikelnummer der Vertragsposition |
| Menge | Menge der Vertragsposition |
| Mengeneinheit | Mengeneinheit der Position. Wird vom Artikelstamm übernommen, kann aber beliebig überschrieben werden |
| Seriennr. | Zu der Position gehörende Seriennummer (nur bei vorhandenem Modul Seriennummernverwaltung) |
| Bezugsartikel | Artikelnummer des Seriennummernartikels (bei vorhandenem Modul Seriennummernverwaltung), sonst zu der Position gehörender Bezugsartikel |
| Positionstext | Artikel-Bezeichnung, wird aus dem korrespondierenden Artikelstammsatz übernommen, kann aber beliebig verändert werden |
| Einzelpreis | Einzelpreis der Vertragsposition. Wird als VK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen |
| Rabatt | Positionsrabatt des Einzelpreises |
| Periode | Hier wird die Abrechnungsperiode der Position hinterlegt. In einem Vertrag können unterschiedliche Perioden hinterlegt werden. (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich, einmalig, viermonatlich, zweimonatlich, halbmonatlich, zweijährig) |
| Abrech. | Im Voraus oder im Nachhinein |
| Anfang | Der Beginn der Abrechnung für diese Position |
| Ende | Das Ende der Abrechnung für diese Position |
| abger. bis | Hier steht bis wann diese Position abgerechnet wurde |
| abger. am | Hier steht, wann die Position abgerechnet wurde |
| Vorgang | Hier steht die Vorgangsnummer für die Abrechnung |
| Summe | Gesamtpreis, errechnet aus Einzelpreis, Stückzahl der Position und Positionsrabatt |
Verträge abrechnen
Unter der Hauptmenürubrik Verkauf finden Sie die Anwendung Verträge abrechnen.
Beim Klick auf die Anwendung öffnet sich folgendes Fenster:
| Feld | Inhalt / Eigenschaft |
|---|---|
| Abrechnung vom | Anfangsdatum des Abrechnungszeitraum |
| Abrechnung bis | Enddatum des Abrechnungszeitraum |
| Abrechnungsende nach ‚Abrechnung bis‘ nicht zulässig | Ist dieses Klickfeld aktiv, werden Vertragspositionen mit dem Merkmal nicht abgerechnet, wenn die abgerechnete Periode nach dem Wert im Feld „Abrechnung bis“ endet. |
|
Von Kundennr. |
Zur Eingrenzung des Kundenkreises können hier Kundennummern eingegeben werden. |
| Von Vertrag Bis Vertrag |
Zur Eingrenzung der Verträge können hier Vertragsnummern eingegeben werden. |
| Abrechnung | Hier wird ausgewählt, welche Positionen abgerechnet werden: Im Voraus oder im Nachhinein. |
Mit Klick auf den Button Verträge abrechnen, wird die Abrechnung für den ausgewählten Zeitraum, Kundennummern und Verträge gestartet.
Abrechnungen für versäumte Perioden werden immer nachgeholt.
Die anschließende Meldung bestätigen Sie mit Ja, wenn Sie abrechnen wollen. Wenn Sie noch Änderungen vornehmen müssen, verneinen Sie die Meldung.
Der untere Fortschrittsbalken zeigt Ihnen, wie weit die Abrechnung vorangekommen ist. Nachdem die Abrechnung durchgeführt wurde, erhalten Sie eine Meldung, in der Ihnen die Menge der Vorgänge und Positionen genannt werden. Zusätzlich wird Ihnen der Gesamtwert in Euro der Vorgänge gezeigt.
In der Anwendung Auftragsbearbeitung erhalten diese Vorgänge eine Markierung im Feld Stichwort mit dem Aufbau „DA<JJJJMMTT>. Die Vorgänge der Abrechnung vom 22.01.2020 erhalten demnach die Markierung DA20200122. Über die Suche kann nun mit diesem Stichwort gesucht werden, oder Sie nutzen die anschließend erläuterte Stapeldruckfunktion.
Vorgänge fakturieren
In der Hauptmenürubrik Verkauf kann in der Anwendung Auftragsbearbeitung der Druck der Abrechnungen gesteuert werden. Im Menüreiter Druck kann über den Menüpunkt Druckfunktionen der Stapeldruck gestartet werden.
In dem Auswahlfenster geben Sie die Parameter ein, die Ihre Abrechnung beschreiben. Hierbei ist der Status Ungedruckt in Kombination mit dem Stichwort mit „DA<JJJJMMTT>“ wichtig. Zusätzlich kann auch der Nummernkreis der Vorgänge einschränken. In diesem Fall geben Sie die Nummern von bis mit einem Bindestrich ein.
Anschließend können Sie nochmals überprüfen, ob und welche Vorgänge an den Kunden verrechnet werden sollen und einzelne Vorgänge vom Druck ausschließen.
Wenn Sie das Häkchen bei Belegwegedruck verwenden, wenn möglich setzen, dann nutzt der anschließend gestartete Druck die hinterlegten Belegwege, die Sie in der Adressverwaltung hinterlegt haben (Fax, E-Mail, EPost). E-Mails werden geöffnet und müssen von Ihnen manuell versendet werden. Das Versenden der E-Post muss im entsprechenden Programm freigegeben werden.
Abrechnung der Verträge zurücksetzen
Die zuletzt durchgeführte Abrechnung eines Vertrages kann zurückgesetzt werden mit dem Menüpunkt Verträge zurücksetzen im Menüreiter Extras.
Die Schaltfläche öffnet ein Fenster um die Abrechnung auszuwählen, die zurückgesetzt werden soll.
Die Auswahlmaske besitzt das Eingabefeld Abrechnungsdatum. Dieses Datum steuert die Anzeige unteren Auflistung. Beim Öffnen der Maske ist das Feld mit dem Tagesdatum vorbelegt. Gibt es zu einem Abrechnungsdatum keine Abrechnungen oder können Abrechnungen dieses Datums nicht zurückgesetzt werden, bleibt die tabellarische Auflistung leer.
Durch das Zurücksetzen einer Abrechnung werden automatisch die Daten der vorherigen Abrechnung wiederhergestellt. Es ist keine mehrstufige Rücksetzung möglich.
Durch Setzen der Häkchen wählen Sie die Abrechnung bzw. den Vertrag aus, den Sie zurücksetzen wollen. Die Aus- / Abwahl aller Einträge erfolgt über die Schaltflächen Alle auswählen / Auswahl aufheben. Mit der Schaltfläche Zurücksetzen wird die Abrechnung zum Abrechnungsdatum für die ausgewählten Verträge rückgängig gemacht und es erfolgt die Rückfrage, ob die jeweils zur Abrechnung gehörenden Vorgänge – sofern diese noch ungedruckt sind – automatisch gelöscht werden sollen.
Werden die zur Abrechnung gehörenden Vorgänge nicht automatisch gelöscht oder können diese aufgrund eines Status ungleich nicht gedruckt nicht automatisch gelöscht werden, erscheint folgende Hinweismeldung:
Im Anschluss öffnet sich ein Fenster, in dem alle verbliebenen Vorgänge aufgelistet sind.
Per Kontextmenü der rechten Maustaste können die gelisteten Vorgänge in der Auftragsbearbeitung geöffnet werden und dort dann manuell geändert bzw. entfernt werden.
Beachten Sie, dass bei einer erneuten Abrechnung der zurückgesetzten Verträge neue Vorgänge erzeugt werden.
Auswertungen und Listen
Eine Liste über alle Vorgänge lässt sich in der Hauptmenürubrik Verkauf bei den Auftragslisten generieren.
Mit der passenden Vorlage können Sie sich hier eine Übersicht der einzelnen Vorgänge ansehen. Starten Sie diese Auswertung mit dem Menüpunkt Neu oder F9. Bestätigen Sie diese Meldung mit Ja.
Wählen Sie die passende Vorlage aus. In unserem Beispiel ist das die Mietvertragsabrechnung:
Klicken Sie auf Ok. Wählen Sie bei der nächsten Meldung Ja, wenn Sie die Daten der letzten Auswertung wiederverwenden wollen und Nein, wenn Sie neue Filter setzen möchten. Geben Sie nun die Filter ein, die Ihnen diese Abrechnung zeigen. Speichern Sie diese Eingaben und wählen Sie das Ausgabeformat.
Zur Unterstützung und/oder Anpassung der Listen kontaktieren Sie bitte den Support der Software-Schmiede: support@softwareschmiede.com.