Servicefall erfassen

Im einen Servicefall zu erfassen wird die im Hauptmenü unter der Rubrik Service zu findende Anwendung "Reparatur- & Serviceannahme" benötigt. 

Die Maske der Reparatur- & Serviceannahme lässt sich in folgende 6 Bereiche unterteilen:

1. In diesem Bereich werden die Kundendaten des den Servicefall veranlassen den Anrufers erfasst. Die hier erfassten Daten sind die wesentlichen Kopfdaten des Servicefalls:

   Anrufer: Adressnummer des Kunden.

   Ansprechpartner: der eigentliche Ansprechpartner für den Servicefall beim anrufenden Kunden.

   Auftragsart: Auswahlfeld für die Klassifikation der aufgenommenen Serviceart.

   Prio: Erlaubt den Servicefall mit einer der Prioritäten hoch, mittel, niedrig zu versehen.

   Die Zuweisung wirkt sich jedoch nicht auf Standardprozesse innerhalb der Anwendung aus.

2. Eingabebereich für Geräteinformationen als Positionsdaten zu einem Servicefall. Bei Neuanlage eines Servicefalls wird automatisch ein leerer Gerätepositionsdatensatz mit erzeugt. Folgende Daten können je Gerät erfasst werden:

   Seriennummer: Sofern das zum Servicefall gehörende Gerät im System als seriennummernfähiger Artikel verwaltet wird, muss in diesem Eingabefeld die zugehörige Seriennummer angegeben werden. Das Feld bietet über die Schaltfäche  eine Standardgerätesuche bereit. Die Schaltfläche  ruft eine Übersicht aller im System bekannten Geräte anzeigt auf, die der Anruferadresse zugeordnet sind.

   Die Aktivierung des Klickfeldes ohne SNr erlaubt es, ein Gerät zunächst auch ohne Seriennummer für den Servicefall zu erfassen. Die Seriennummer muss dann für als seriennummernfähige Artikel verwaltete Geräte spätestens bei der Warenvereinnahmung angegeben werden.

   Pos: Automatisch vom System vergebene Positionsnummer des erfassten Geräts im Servicefall.

   Artikelnummer: Eingabe für die Artikelnummer des erfassten Geräts. Eingabe ist nur erforderlich, wenn die Artikelnummer sich nicht automatisch anhand der eingegebenen Seriennummer zuordnen lässt bzw. wenn zunächst keine Seriennummerneingabe erfolgt.

   Menge: Werden in einem Servicefall Geräte berücksichtigt, die im Artikelstamm nicht als seriennummernfähige Artikel geführt sind, können in diesem Feld Mengen größer 1 für Sammelpositionen erfasst werden. Bei seriennummernfähigen Artikeln wird die Menge immer auf 1 gesetzt.

   Bemerkung / Fehler: Freitextfeld für eine ausführlichere Fehlerbeschreibung pro erfasstem Gerätedatensatz.

   Zubehör:  Freitextfeld zur Angabe von Zubehörteilen des Geräts, welche dem Gerät beigefügt sind / werden.

   Weitere Gerätedatensätze können einem bestehenden nicht abgeschlossenen Servicefall über die dann mit Untermenüeinträgen versehene Ribbonschaltfläche Neu -> Gerät bzw. die Funktionstaste F12 hinzugefügt werden.

3.  In dieser tabellarischen Ansicht werden alle zum Servicefall erfassten Gerätedatensätze angezeigt. Durch Mausklick auf die einzelnen Gerätedatensätze kann zwischen diesen navigiert werden. Die Anzeigebereiche 2. und 4. werden hierbei passend aktualisiert.
   
   

4.  Die einzelnen Schritte bei der Abarbeitung eines Servicefalls werden wie bisher auch über Aufgaben bzw. Termine als Todos im Kontaktmanagement abgebildet. Im Anzeigebereich 4. werden die Informationen des als nächstes für das aktuell selektierte Gerät anstehenden Todos angezeigt. Werden in diesem Bereich Änderungen an einem Todo vorgenommen, entsteht ausgehend vom ersten Todo, welches bei der Neuanlage des Servicefalls erzeugt wurde ein Folge-Todo für das aktuell gewählte Gerät mit den geänderten Werten. Sind von ursprünglich angezeigten Todo mehrere Geräte betroffen, erfolgt hierbei eine Aufteilung in mehrere Folge-Todos. Das selektierte Gerät erhält als Folge-Todo eines mit den geänderten Werten, während den verbleibenden Geräten ein Folge-Todo mit den ursprünglichen Werten zugewiesen wird. Umgekehrt wird das zu erstellende Folge-Todo für ein Gerät ggf. mit den offenen Todos anderer Geräte zusammengeführt, falls durch die eingegebenen Änderungen derselbe Zustand / Prozessschritt für mehrere Geräte erreicht wird.

   Manuelle Änderungen an Todos sollten nur noch in Ausnahmefällen vorgenommen werden. Es ist besser, das Folge-Todo eines Gerätes anhand von Aktionen zu steuern.

5. Dieser Bereich ist eine Statusschnellanzeige für den Servicefall. Es wird anhand der aktiven Todos der Status des Servicefalls und der enthaltenen Geräte ausgewiesen. Die Zahl hinter dem ausgewiesen Gerätestatus gibt an, wie viele der im Servicefall enthaltenen Geräte diesen Status besitzen. 

   Reicht der hier verfügbare Platz nicht aus, um alle unterschiedlichen Gerätestatus anzuzeigen, werden stattdessen drei Punkte in der letzten verfügbaren Zeile des Bereichs angezeigt. Die vollständige Statusübersicht liefert immer die tabellarische Anzeige im Bereich.

6.  Anzeige- und Eingabebereich mit der laufenden Servicenummer und den Informationen zum Abrechnungsvorgang des Servicefalls.

   Servicenr.: Nicht editierbares Anzeigefeld mit der Nummer des Servicefalls.

   Kd.-Auftragsnummer: Zeigt die Auftragsnummer des aktuellsten zum Servicefall gehörenden Abrechnungsvorgangs an.

   Vorgang: Zeigt die Vorgangsnummer des aktuellsten zum Servicefall gehörenden Abrechnungsvorgangs an.

   Rechnung an: Zeigt die im angezeigten Abrechnungsvorgang verwendete Rechnungsadresse. Solange es noch keinen Abrechnungsvorgang gibt, wird diese auf Ebene des Servicefalls für eine spätere Vorbelegung zwischengespeichert. Bei der Neuanlage wird hierbei zunächst die Adressnummer des Anrufers verwendet. Bei Bedarf kann bereits bei der Neuanlage eine abweichende Rechnungsadresse angegeben werden.

   Auftraggeber: Zeigt die im angezeigten Abrechnungsvorgang verwendete Vorgangsadresse an. Solange es noch keinen Abrechnungsvorgang gibt, wird diese auf Ebene des Servicefalls für eine spätere Vorbelegung zwischengespeichert. Bei der Neuanlage wird hierbei zunächst die Adressnummer des Anrufers verwendet. Bei Bedarf kann bereits bei der Neuanlage eine abweichende Auftraggeberadresse angegeben werden.