In der Auftragsbearbeitung haben Sie die Möglichkeit im Rahmen des Lieferschein- und Rechnungsdrucks zusätzlich die zugehörigen EDI-Nachrichten erzeugen zu lassen. Dies kann sowohl beim einzelnen Belegdruck als auch im Stapeldruck erfolgen.
Unabhängig davon ob eine EDI-Nachricht während des einzelnen Belegdrucks oder im Stapeldruck erzeugt wird, kann die Generierung im Rahmen des Drucks nur einmal veranlasst werden. Danach ist eine Neugenerierung von Nachrichten für nachträglich geänderte Vorgänge oder die Wiederholung einer Ausspielung nur noch über die EDI-Übersicht möglich.
Belegdruck einzeln
Um EDI-Nachrichten zu erzeugen, muss im Druckdialog das Klickfeld EDI-Datei ausgewählt sein.
Das Klickfeld EDI-Datei wird automatisch vorbelegt, wenn in der Adressverwaltung für die Hauptadresse des Vorgangs eine GLN hinterlegt wurde. Beim Druck von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Materialnachweise hat die Belegung des Klickfeldes keine Auswirkung. Nur beim Lieferschein- und Rechnungsdruck werden zusätzlich EDI-Dateien erzeugt.
Sofern EDI-Nachrichten erzeugt werden sollen, wird beim Lieferscheindruck die bei der Lieferadresse hinterlegte GLN verwendet. Analog hierzu wird beim Rechnungsdruck dann die bei der Rechnungsadresse hinterlegte GLN verwendet. Über die Belegung der Konfigurationsvariablen EDI_LR_ILN kann bewirkt werden, dass beim Rechnungsdruck als Empfänger-GLN die bei der Lieferanschrift hinterlegte GLN verwendet wird.
Hinweis! Werden zur Hauptadresse des Vorgangs abweichende Liefer- und Rechnungsadressen verwendet, für die in der Adressverwaltung keine GLN hinterlegt sind bzw. für den gesamten Vorgang eine Adresse verwendet, für die keine GLN gepflegt wurde, so wird bei aktiviertem Klickfeld EDI-Datei beim einzelnen Belegdruck dennoch eine EDI-Nachrichtendatei generiert. Allerdings ist bei einer Übermittlung derartiger Nachrichten an das Clearing Center mit Fehlermeldungen zu rechnen, da Nachrichten üblicherweise nicht ohne GLN übermittelt werden können.
Nachdem der Lieferschein- oder Rechnungsdruck auf Drucker, in Spooler, in Druckdateien, nach Word oder in PDF-Dateien abgeschlossen ist, öffnet sich ein Verzeichnisauswahldialog, der es erlaubt festzulegen, wohin die zu erstellende EDI-Nachricht gespeichert werden soll. Über die Konfigurationsvariablen EDIPATH bzw. EDIPATHFIX kann ein Verzeichnis für die Ausspielung im Auswahldialog vorgeschlagen bzw. fest für alle Ausspielungen vorgegeben werden, sodass der Auswahldialog entfällt.
Nach erfolgter Ausspielung befindet sich im ausgewählten Ausspielverzeichnis eine EDI-Nachrichtendatei, die in der Standardkonfiguration folgender Namenskonvention folgt:
[NACHRICHTENTYP][9999].xml
wobei [Nachrichtentyp] bei Lieferscheinen mit DESADV und bei Rechnungen mit INVOIC belegt wird und für den numerischen Teil eine Ziffernfolge zwischen 0000 und 9999 möglich ist.
Stapeldruck
Die EDI-Nachrichten können statt im einzelnen Belegdruck auch im Rahmen des Stapeldrucks erzeugt werden. Hierfür wird zunächst ganz normal der Stapeldruckdialog über das Menü Extras in der Auftragsbearbeitung aufgerufen.
Zunächst müssen die Vorgänge, für die der Stapeldruck als Lieferschein oder Rechnung erfolgen soll, über die Suchfunktion der Stapeldruckmaske gesucht werden.
Über die Schaltfläche „Drucken“ wird dann der normale Druckauswahldialog aufgerufen, in dem dann die Art des Belegdrucks ausgewählt wird.
Wie beim einzelnen Belegdruck muss für die Erstellung von EDI-Nachrichten das Klickfeld EDI-Datei aktiviert sein, damit die EDI-Nachrichten generiert werden.
Anders als beim Einzeldruck wird das Klickfeld EDI-Datei nicht automatisch aktiviert sobald ein Vorgang mit einer Adresse ausgewählt wird, für die eine GLN hinterlegt ist; d.h. dass die Generierung von EDI-Nachrichten im Stapeldruck immer explizit vorgegeben werden muss.
Bevor der Stapeldruck den Belegdruck gemäß der Druckauswahl anstößt, erfolgt bei aktivem Klickfeld EDI-Datei die Prüfung, ob in der Adressverwaltung für alle gewählten Vorgänge bezüglich der gewählten Belegart (Lieferschein bzw. Rechnung) bei den relevanten Vorgangsadressen (Lieferadresse bzw. Rechnungsadresse) eine GLN hinterlegt ist. Ist dies nicht der Fall, so bricht der Stapeldruck mit einer Fehlermeldung ab, die alle Vorgänge aufzählt in denen die für die Nachrichtengenerierung relevante GLN bei Liefer- bzw. Rechnungsadresse fehlt.
Im Anschluss an den Stapeldruck werden dann analog zum einzelnen Belegdruck die EDI-Nachrichten generiert. Für unterschiedliche Empfängeradressen (= unterschiedliche Empfänger-GLN) werden hierbei separate Dateien erzeugt.
Da die Generierung von EDI-Nachrichten im Sinne optimaler Organisation der Arbeitsprozesse in aller Regel im Stapeldruck erfolgt, sollte die Konfigurationsvariable EDIPATHFIX belegt werden, um das Ausspielverzeichnis fest vorzugeben, damit im Rahmen des Stapeldrucks nach dem Start des Stapeldrucks vorbehaltlich eventuell auftretender Abbruchdialoge (z.B. wegen Liefersperren für ausgewählte Vorgänge) keine weitere Benutzerinteraktion mehr nötig wird.
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