Freigabeprozess
Arbeiten an Dokumentationen – insbesondere bei der Erstellung des unternehmensspezifischen QM-Handbuchs – werden im Sinne des Qualitätsmanagements und den daraus abgeleiteten Qualitätssicherungsmaßnahmen in aller Regel mindestens nach dem Vier-Augen Prinzip durchgeführt. Die nachfolgende Abbildung skizziert den typischen Ablauf eines solchen Freigabe- und Veröffentlichungsprozesses:
Der für die Erstellung von Dokumentationsinhalten verantwortliche Bearbeiter erstellt und bearbeitet die aktuelle Version eines Dokuments. Die Version besitzt den Status In Bearbeitung.
Sobald der Bearbeiter der Meinung ist, dass der Inhalt der bearbeiteten Version aktuell und richtig ist, löst er den Schritt Freigabe beantragen aus und überführt die Version damit in den Status Warten auf Freigabe.
D
er für die Freigabe zuständige Mitarbeiter prüft den Inhalt der Version. Je nach Überprüfungsergebnis führt er entweder den Schritt Freigabe ablehnen oder Freigabe erteilen aus. Die Version erhält hierdurch entweder wieder den Status In Bearbeitung oder eben Freigegeben
Sofern eine Freigabe erteilt wurde kann der für die Veröffentlichung zuständige Mitarbeiter dann den Schritt PDF-Buch veröffentlichen ausführen. Hierbei erhalten freigegeben Versionen den Status Veröffentlicht und ggf. vorhandene Vorgängerversionen den Status Ungültig
Das Professional ERP Erweiterungsmodul QM-Handbuch & Dokumentationen unterstützt derartige Freigabeprozesse bei der Erstellung der einzelnen Dokumente bis hin zur Veröffentlichung der Dokumentation anhand des Buch-Datensatzes.
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