Servicekonfiguration

Die Anwendung Servicekonfiguration kann im Hauptmenü in der Rubrik Stammdaten über den gleichnamigen Hauptmenüeintrag aufgerufen werden.

In der Servicekonfigurationwerden zu den im System definierten Servicearten Prozessschritte als Aktionen definiert, die bei der Abarbeitung des zugehörigen Servicefalls durchlaufen werden sollen / müssen. Die in dieser Anwendung definierten Aktionen werden in der Anwendung Reparatur & Serviceannahme auf dem Ribbonregister Prozess und auch der Favoritenleiste abhängig von der für den jeweiligen Servicefall gewählten Serviceart als Schaltflächen angezeigt.

Register "Aktion"

Der Anzeige- und Eingabebereich des Registers Aktion ist funktional in vier Bereiche gegliedert:

Auswahlfeld Serviceart: Im Auswahlfeld Serviceart im oberen Maskenbereich des Registers stehen alle zuvor in den Firmenparametern erfassten Servicearten anhand ihres Kürzels zur Wahl.

Die gewählte Serviceart bestimmt, welche Inhalte in den anderen drei Bereichen angezeigt und ggf. bearbeitet werden können.

Am linken Maskenrand befindet sich eine tabellarische Auflistung aller Aktionen, die der aktuell gewählten Serviceart zugewiesen sind.

Per Mausklick bzw. über die Navigationstasten der Ribbontoolbar kann zwischen den einzelnen Aktionsdatensätzen gewechselt werden. Die Auswahl eines hier angezeigten Aktionsdatensatzes aktualisiert die Inhalte der beiden Eingabe- und Anzeigebereiche im rechten Maskenteil.

In der oberen Hälfte des rechten Maskenbereichs befinden sich die Eingabe- und Anzeigefelder, anhand derer die grundlegende visuelle Darstellung einer Aktion als Schaltfläche gesteuert werden.

Eine Aktion besteht auf dieser Ebene aus:

• Bezeichnung: Die Bezeichnung legt die Beschriftung der zur Aktion gehörenden Schaltfläche fest.
• Sichtbar: Das Freitextfeld dient zur Anzeigesteuerung der zur Aktion gehörenden Schaltfläche. Anwender mit hinreichenden Programmierkenntnissen für Datenregeln in Professional ERP können hier komplexere Bedingungen für die Sichtbarkeit der Schaltfläche Standardmäßig wird das Feld mit dem Wert .t. vorbelegt. Dies bewirkt, dass die zugehörige Schaltfläche in der Reparatur- & Serviceabwicklung generell sichtbar ist. Mit dem Wert .f. wäre die Schaltfläche generell nicht sichtbar. Ist eine Ausführung der eingegeben Datenregel nicht möglich, wird die zur Aktion gehörende Schaltfläche nicht angezeigt.
• Aktiv: Dieses Freitextfeld steuert die Bedienbarkeit der zur Aktion gehörenden Schaltfläche. Analog zum Feld Sichtbar können hier komplexere Datenregelinhalte eingegeben werden, die die Bedienbarkeit unter bestimmten Bedingungen einschränken. Auch dieses Feld wird standardmäßig mit dem Wert .t. vorbelegt, um die Schaltfläche grundsätzlich immer bedienbar zu machen. Mit dem Wert .f. kann die zur Aktion gehörende Schaltfläche generell auf inaktiv gesetzt Ungültige Datenregeln führen hier zur generellen Deaktivierung der zugehörigen Schaltfläche.
• Icon: Das numerische Eingabefeld legt das Icon fest, welches auf der zur Aktion gehörenden Schaltfläche angezeigt werden soll. Statt einer direkten numerischen Eingabe kann die Icon-Auswahl auch über die unterhalb des Eingabefeldes befindliche Symbolauswahlliste erfolgen.

• Position: Über das numerische Eingabefeld wird anhand der vergebenen Positionsnummer die Reihenfolge der Aktionsschaltflächen in der Ribbontoolbar von links nach rechts in der Favoritenleiste von oben nach unten festgelegt.

Die im unteren rechten Maskenbereich befindlichen Eingabefelder dienen zur Definition der bei Betätigung der Aktionsschaltfläche durchzuführenden Programmabläufe als Teil des Prozess Schrittes für die Servicefallabwicklung.

Zu den steuerbaren Programmabläufen gehören:

Funktion:              In diesem Auswahlfeld stehen vordefinierte Programmabläufe zur Auswahl. Der gewählte Ablauf wird dann bei Betätigung der Aktionsschaltfläche durchgeführt. Mehr hierzu im Unterabschnitt Auswahloptionen im Auswahlfeld «Funktion».

Geräteauswahl: Eine Aktion kann entweder für einen Servicefall in seiner Gesamtheit oder für bestimmte Gerätepositionen ausgeführt werden. Durch Aktivierung des Klickfeldes Geräteauswahl wird die Durchführung der Aktion mit Gerätebezug aktiviert. Dies führt dazu, dass der Anwender bei Betätigung der zugehörigen Schaltfläche zunächst eine Auswahlmaske mit den im Servicefall erfassten Gerätepositionen erhält, in welcher er dann die gewünschten Positionen auswählen kann. Ist im Servicefall nur ein Gerät erfasst, erscheint trotz aktivierter Geräteauswahl keine Auswahlmaske.

Belegdruck:          Im Auswahlfeld Belegdruck kann ein Beleg ausgewählt werden, der bei Ausführung der Aktion gedruckt werden soll. Der Belegdruck ist von den Programmabläufen hinter dem Auswahlfeld Funktion entkoppelt. 

Ausgabeziel: In diesem Auswahlfeld kann festgelegt werden, auf welchem zulässigen Druckziel der Belegdruck erfolgen soll. Als gültige Ziele gibt es: Drucker, E-Mail und PDF.

• Drucker: Die Ausgabe erfolgt auf einem physikalischen Drucker, wobei der Bediener bei Ausführung der Aktion den konkreten Drucker in einer Druckauswahl wählen muss.
• PDF: Der Beleg wird bei Ausführung der Aktion im PDF-Format erstellt und der Bediener erhält einen Standarddateiauswahldialog, in welchem er Speicherort und -Name vorgeben kann.
• E-Mail: Der Beleg wird bei Ausführung der Aktion im PDF-Format erstellt und automatisch als Anhang zu einer im Standard-E-Mail-Client neu angelegten E-Mail hinzugefügt.

Todo: Durch Ausführung einer Aktion können auch Termine im Kontaktmanagement erzeugt werden. Hierfür müssen in den insgesamt drei nebeneinander angeordneten Auswahlfeldern folgende Vorgaben für die Todo-Generierung vorgegeben werden:

1. Die zu verwendende Todo-Art.
2. Wahl zwischen einem Termin für einen einzelnen Bearbeiter oder einer Gruppe. Bei Auswahl der Option Gruppe erhält der Bediener bei der späteren Generierung eine Abfrage welche Mitglieder der im dritten Auswahlfeld gewählten Professional ERP Benutzergruppe dem Termin hinzugefügt werden soll. Für die Option Bearbeiter muss dann im dritten Auswahlfeld der konkret bei der Terminerzeugung zu verwendende Professional ERP Benutzer angegeben werden.
3. Kontextabhängige Wahl des für die Terminerstellung zu verwendenden Professional ERP Benutzers als Bearbeiter bzw. der zuständigen Professional ERP Benutzergruppe.

Bei der Erzeugung von Todos wird als Bereich der in der Konfigurationsvariable WFKSERV vorgegebene Kontaktartenbereich verwendet.

Folge-Todo:           Für den im Feld Funktion auswählbaren Programmablauf Rücklieferung zu Lieferant kann ein Folge-Todo spezifiziert werden, das angelegt wird, sobald für ein zum ursprünglichen Hersteller / Lieferanten zurückgeliefertes Gerät ein Wareneingang nach Reparatur

/Ersatz  verzeichnet wird.

Datenregel:           Dieses Freitextfeld erlaubt Bedienern die Eingabe einer Datenregel für nichtstandardisierte Abläufe im Rahmen einer Aktion. Per Doppelklick wechselt das Eingabefeld in den Editor-Modus für Datenregeln.

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Auswahloptionen im Auswahlfeld "Funktion"

Das Erweiterungsmodul unterstützt für Aktionen folgende Programmabläufe als Funktionen:

• Gerät vereinnahmen: Mit dieser Funktion werden alle von der Aktion betroffenen Geräte des Servicefalls programmseitig auf den Lagerort Interner Abgang Reparatur Diese Buchung erfolgt in zwei Stufen: zuerst erfolgt eine Zubuchung des Geräts auf einen der normalen Bestandslagerorte und erst dort dann als interner Abgang ins Reparaturlager.
• Abrechnung erstellen: Mit dieser Funktion kann automatisiert ein neuer Abrechnungsvorgang in der Auftragsbearbeitung erzeugt bzw. ein vorhandener erweitert werden.

Ist für einen Servicefall bereits ein Abrechnungsvorgang vorhanden und dieser mit dem bei Durchführung der Aktion selektierten Stundennachweis verknüpft, erfolgt unter der Nebenbedingung, dass der zu erweiternde Abrechnungsvorgang maximal den Vorgangsstatus Auftragsbestätigung besitzt eine Erweiterung des bestehenden Vorgangs und seiner Positionen mit den in den Stundennachweisen noch nicht als abgerechnet ausgewiesenen Tätigkeiten. Es greifen hierbei die Vorgaben aus der Konfiguration Service-Abrechnung.

Existiert noch gar kein Abrechnungsvorgang bzw. wenn der aktuelle Stundennachweis keinem vorhandenen Abrechnungsvorgang zugewiesen ist, erfolgt generell die Neuanlage eines Abrechnungsvorgangs. Dieser hat zunächst den Status ungedruckt. Alle bereits zum Servicefall in Stundennachweisen erfassten Tätigkeiten wer den auch hier entsprechend der Vorgaben aus der Konfiguration Service-Abrechnung hinzugefügt.

• Rücklieferung zu Lieferant: Diese Funktion in einer Aktion bewirkt, dass zum Servicefall ein Rücklieferungsvorgang erstellt wird. Bei Durchführung der Aktion wird der Bediener nach der für die Rücklieferung zu verwendenden Lieferantenadresse und der grundsätzlichen Rücklieferungserwartung gefragt. In den erstellten Rücklieferungsvorgang werden alle vom Servicefall betroffenen hierfür explizit selektierten Geräte als Positionen hinzugefügt. Der Druck des Vorgangs als Rücklieferschein erfolgt wie bei jeder Rücklieferung über die Anwendung Bestellwesen.
• Auslieferung über Lager: Mit dieser Funktion kann ein aufgrund des Servicefalls auf dem Lagerort Interner Abgang Reparatur geführtes Gerät ohne Erstellung eines Lieferscheins wieder auf die Kundenadresse umgebucht und damit aus Sicht des Bestandes wieder abgebucht Diese Option könnte z. B. bei einer direkten Übergabe an den Kunden Verwendung finden.
• Auslieferung über Vorgang: Soll ein Gerät nach der Abwicklung der Servicearbeiten mit einem Lieferschein wieder an den Kunden ausgeliefert werden, bietet sich diese Funktion Mit dem Auslösen dieser Funktion werden die von der zugehörigen Aktion betroffenen Geräte vom Lagerort Interner Abgang Reparatur wieder auf die Kundenadresse umgebucht und damit aus dem eigenen Bestand entfernt. Parallel dazu wird in der Auftragsbearbeitung ein neuer Vorgang im Status ungedruckt erzeugt, der die betroffenen Geräte als Positionen (ohne Preise) enthält. Über diesen Vorgang kann dann der Lieferschein ohne weitere Lagerbewegungen zu verursachen ausgedruckt werden.
• Gerät verschrotten: Durch Ausführung einer Aktion mit dieser Funktion werden die von der Aktion betroffenen Geräte vom Lagerort Interner Abgang Reparatur direkt aus dem Bestand ausgebucht.
• Stundennachweise freigeben: Bei Ausführung dieser Funktion als Teil einer Aktion erhält der Benutzer eine Auswahl der aktiven Stundennachweise zum Service - die vom Benutzer ausgewählten Stundennachweise werden durch die Aktion dann als erledigt gekennzeichnet und erlauben keine weitere Erfassung von Tätigkeiten mehr. Im Anschluss können diese in der Service-Abrechnungabgerechnet werden.
• Servicefall abschließen: Diese Funktion kann nur ausgeführt werden, wenn alle zum Servicefall gehörenden Stundennachweise als erledigt berechnet gekennzeichnet sind. Ist dies der Fall werden der Servicefall und alle seine noch offenen Todos abgeschlossen. Weitere Erfassungen zu diesem Servicefall sind dann nicht mehr möglich.

Auswahloptionen im Auswahlfeld «Belegdruck»

Bei Durchführung einer Aktion können auch Belege erstellt werden. Hierfür ist im Auswahlfeld Belegdruck der jeweils zu druckende Beleg zu wählen.

Bei der Belegauswahl sind folgende Aspekte zu beachten:

1. Damit ein Beleg ausgewählt werden kann, muss diesem ein Systemname zugewiesen worden sein.
2. Prinzipiell können im Auswahlfeld alle im System erfassten Belege ausgewählt werden, die einen Systemnamenbesitzen, allerdings können nur solche Belege sinnvoll zugewiesen werden, die …
   1. … für ihre Erstellung keine weiteren Übergabeparameter benötigen.
   2. … so gestaltet sind, dass die beim Belegdruck übergebenen Parameter für den Servicefall und eine Aufzählung der betroffenen Geräte korrekt verarbeitet werden.