Power BI Basisdefinition ändern

Änderungen an einer Power BI-Basisdefinition

Um die Änderungen für Microsoft Power BI Desktop bekannt zu machen, reicht es dann, die Schalfläche Veröffentlichen zu betätigen.

Das Erweiterungsmodul QM-Handbuch & Dokumentationen stellt ein zentrales Verwaltungsinstrument für Dokumentationen dar. Im Zusammenspiel mit Office-Anwendungen wie Microsoft Word, Excel, Power Point, Visio oder bereits anderweitig erstellten PDF-Dokumenten ermöglicht das Erweiterungsmodul die Pflege eines Unternehmenshandbuchs gemäß ISO 9001:2015 oder – nach kleinen Anpassungen – anderen Normen aus dem Bereich des Qualitätsmanagements. Darüber hinaus lassen sich mit dem Erweiterungsmodul auch anderweitige Dokumentationen jenseits der Anforderungen eines Unternehmenshandbuchs verwalten.

Ausgangspunkt für den Einsatz des Erweiterungsmoduls ist der auch bei mittelständischen Unternehmen bzw. Kleinbetrieben zunehmende Bedarf an zertifiziertem Qualitätsmanagement inkl. der dafür notwendigen Erstellung von Dokumentationen unterschiedlichster Art.

Anpassung der Power BI-Basisdefinition

Die Power BI-Basisdefinition ist eine Art Referenz des internen Aufbaus der Datenstrukturen in Professional ERP , anhand derer Microsoft Power BI Desktop später die benötigten Unternehmensdaten für seine Auswertungen aus dem für Professional ERP verwendeten Microsoft SQL Server bezieht.

Analog zu anderen Listenauswertungen kann auch die Power BI-Basisdefinition mit Filterungen versehen werden. Standardmäßig stehen die Filterfelder Ab-Datum, Bis-Datum und Vertreternummer zur Datenfilterung zur Verfügung.

Bei der Verwendung dieser Filterfelder sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:

1. In schon langjährig bestehenden Professional ERP Installationen mit großen Datenmengen kann es sinnvoll sein, den an Microsoft Power BI Desktop übergebenen Zeitbereich über das Ab-Datum auf maximal 3 bis 5 Jahre in die Vergangenheit zu begrenzen.

2. Eine Filterung über Bis-Datum beschränkt Microsoft Power BI Desktop bis zu einer erneuten Veröffentlichung einer aktualisierten Power BI-Basisdefinition. D.h. eine im Bis-Datum auf das aktuelle Geschäftsjahr begrenzte Basisdefinition wird im Folgejahr weiterhin nur eine Auswertung bis zum Filterdatum erlauben.

3. Bei Verwendung der datumsbasierten Filterungen muss daher für eine regelmäßige Neuveröffentlichung der zugehörigen Basisdefinition gesorgt werden.

4. Die mit Microsoft Power BI Desktop durchgeführten Auswertungen können nicht nur im Bereich des Controllings, sondern auch in vertrieblicher Hinsicht für die Vertreter des Unternehmens von Interesse sein.
   Ein solches Einsatzszenario verlangt jedoch zum einen, dass von einem hierfür berechtigten ERP-Anwender für jeden Vertreter eine eigene Power BI-Basisdefinition angelegt und veröffentlicht wird, die jeweils nur die Datenbereiche bereitstellt, die der Vertreter auch sehen darf. Hierfür kann in erster Instanz das vorhandene Filterfeld Vertreternummer verwendet werden.
   Zum anderen müssen die veröffentlichten Basisdefinitionen anschließend innerhalb der Microsoft Power BI Plattform an die Vertreter verteilt werden. Eine derartige Verteilung verlangt jedoch, dass alle involvierten Microsoft Power BI Nutzer ein kostenpflichtiges Microsoft Power Bi Konto besitzen.

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