Gruppen in der Kürzelpflege anlegen
Im Register Kürzel in den Firmenparametern können Sie in der Kategorie „Sonstige“ unter „Gruppierung der Workflowart (Kontakt-Arten)“ Ihre Gruppen anlegen.
Zum raschen Einpflegen von Kürzeln können Sie nach dem Klick auf die Feldbeschreibung „Liste“ mit den Tasten Umschalt+F9 die Anwendung „Kürzelpflege“ öffnen und mit der Funktionstaste F9 die gewünschten Gruppierungen erfassen.
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Berechtigungen im Kontaktmanagement
Im Kontaktmanagement können von Mitarbeitern Berechtigungen für andere Mitarbeiter oder Benutzergruppen vergeben werden. Die Berechtigungen werden auf Freigabetypen angewandt, die in den einzelnen ToDos hinterlegt werden können.
Die Vergabe von Berechtigungen erfolgt als vordefinierte Berechtigungsstufe oder es werden die einzelnen Berechtigungen manuell vergeben. Sowohl die Berechtigungsstufen als auch die Freigabetypen werden im Register Kürzel in den Firmenparametern unter der Kategorie „Sonstige“ gepflegt.
Zuweisen der Berechtigungen
Im Kontaktmanagement können Sie über Menü Extras Berechtigungen setzen das Menü zum Zuweisen der Berechtigungen aufrufen.
Hier kann der im Professional ERP angemeldete Mitarbeiter Berechtigungen für andere Mitarbeiter oder auch Benutzergruppen für die einzelnen Freigabetypen vergeben.
Bei der Neuanlage erfolgt zunächst die Wahl, ob man einem Mitarbeiter oder einer Gruppe von Mitarbeitern Berechtigungen vergeben möchte.
Anhand der Einstellung des Auswahlfelds „für“ ändert sich der Inhalt des nächsten Auswahlfeldes. Bei der Einstellung „Mitarbeiter“ stehen alle in der Benutzer- und Rechteverwaltung von Professional ERP angelegten Benutzer zur Verfügung; bei der Einstellung „Gruppe“ alle angelegten Benutzergruppen zur Auswahl.
Die Vergabe von Berechtigungen für eine Benutzergruppe bezieht sich auf alle dieser Gruppe zugeordneten Mitarbeiter.
Angabe des Freigabetyps
Nachdem der Mitarbeiter bzw. die Benutzergruppe ausgewählt wurde, muss angegeben werden, für welchen Freigabetyp die Berechtigungen vergeben werden sollen. Zur Auswahl stehen die in der Kürzelpflege der Firmenparameter definierten Freigabetypen.
Nach der Auswahl des Freigabetyps und der weiteren Zuordnungen, muss noch eine Berechtigungsstufe eingestellt werden.
Nach der Auswahl einer Berechtigungsstufe, können die Berechtigungen aus der Berechtigungsstufe nun noch manuell verändert werden.
Hier prüft Professional ERP, ob man durch das Verändern der Berechtigungen eine andere Stufe erreicht hat, oder die eingestellten Berechtigungen keiner definierten Berechtigungsstufe entsprechen. Das Auswahlfeld wird dann automatisch auf die neue Stufe bzw. auf die Stufe 0 – Benutzerdefiniert geändert.