Allgemein
Zum 27. November 2020 sind grundsätzlich alle Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen in elektronischer Form einzureichen.
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat unter dem Namen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) zusammen mit z.B. Verbänden, Unternehmen und Behörden ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt.
Das bisher vorherrschende deutsche E-Rechnungsformat ZUGFeRD 1.0 wurde zur Version ZUGFeRD 2.1 weiterentwickelt und entspricht der europäischen Norm EN16931 zur elektronischen Rechnungsstellung. Damit erfüllt ZUGFeRD 2.1 alle Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU an die XRechnung und kann für die Rechnungsstellung mit Behörden, national und international, genutzt werden. Auch ZUGFeRD nutzt das PDF-Format, allerdings basiert es auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XRechnung in PDF einzubetten. Damit werden sowohl strukturierte Datensätze (X- bzw. XML-Format) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per Mail übermittelt. Optisch ist die Rechnung mit eingebundenen Datensätzen nicht von einer normalen PDF-Rechnung zu unterscheiden. PDF/A ist seit 2005 als ISO-Norm veröffentlicht, ist herstellerunabhängig und wurde vor allem im Hinblick auf die Möglichkeiten der Langzeitspeicherung (u.a. Archivierungserfordernisse von zehn und ggf. mehr Jahren) entwickelt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie z. B. als PDF in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
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Vorteile der E-Rechnung
Wirtschaftlich, ökologisch und digital: Die E-Rechnung bietet viele Vorteile gegenüber der papierbasierten Rechnungsstellung:
- vereinfachte Rechnungsstellung
- verkürzte Durchlaufzeiten für eine schnellere Bearbeitung
- Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Wegfall von Portokosten
- Schonung der Umwelt durch weniger Papierverbrauch und den Wegfall von Transportwegen
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Anforderungen
Welche Anforderungen an die elektronische Rechnung in welchem Bundesland gelten, kann über folgenden Link eingesehen werden:
https://www.ferd-net.de/ressourcen/bund-laender-uebersichten/stand-der-regelungen-bei-der-e-rechnung-beim-bund-und-in-den-bundeslaendern.html
Im Kontext elektronischer Rechnungen zielt man mit der Leitweg-ID (Leitweg-Identifikationsnummer) auf die eindeutige Adressierung einer Rechnung an den Rechnungsempfänger. Diese Identifikationsnummer soll darüber hinaus sicherstellen, dass die E-Rechnung auch die nachgelagerten rechnungsverarbeitenden Systeme der angeschlossenen Verwaltungseinheiten erreicht. Für Lieferanten des Bundes gehört die Angabe einer Leitweg-ID innerhalb der XRechnung zur Pflicht. Die Leitweg-ID ist daher als Zustelladresse zu verstehen.
Bei einer geraumen Anzahl von Bundesbehörden, 16 Bundesländern und unzähligen Kommunen liegt es auf der Hand, durch ein standardisiertes Schema den Adressaten genau zu ermitteln. Insofern übernimmt die Leitweg-ID also die Aufgabe analog zu einer IBAN oder IP-Adresse. Die Leitweg-ID besteht aus minimal fünf Stellen und maximal 46 Stellen. Zur Rechnungsstellung via XRechnung gilt: Die Leitweg-ID erhalten Sie vom Auftraggeber.
https://www.ferd-net.de/upload/PDF/Datenblatt_Leitweg-ID.pdf