Lastschrifteinzug

SEPA-Lastschriften

Professional ERP unterstützt zusätzlich zu den bisherigen DTA-Dateiformaten DTAUS (innerdeutsche Überweisungen und Lastschriften), DTAZV (Überweisungen im Auslandszahlungsverkehr) und SEPA Credit Transfer (Überweisungen im einheitlichen, europäischen Zahlungsverkehrsraum) künftig auch das Format SEPA Direct Debit (Lastschriften im einheitlichen, europäischen Zahlungsverkehrsraum).

Firmenparameter

Für die Teilnahme am SEPA-Lastschriftzahlungsverkehr wird eine von der deutschen Bundesbank erteilte Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor Identifier) benötigt. Diese Identifikationsnummer muss in den Firmenparametern im dafür vorgesehenen Eingabefeld hinterlegt werden.

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Auf dieser Seite enthalten:

Anwendung «DTA-Datei für Bank»

Das Register «Zahlungen»

Die Tabellenansicht offener Zahlungseingänge wurde um Spalten für die Anzeige der im DTA-Datensatz enthaltenen Mandatsinformationen erweitert.

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Das Register «Zahlungsläufe»

Auf dem Register Zahlungsläufe wird anhand des Auswahlfelds Anzeige festgelegt, welches der unterstützen DTA-Dateiformate für die Datenausspielung über die Schaltfläche DTA-Datei erzeugen verwendet wird. Die Auswahlmöglichkeiten offene Zahlungs-läufe DTA und durchgeführte Zahlungsläufe DTA ermöglichen es, Zahlungsläufe (nochmals) in den Datenformaten DTAUS bzw. DTAZV auszuspielen. Die Auswahlmöglichkeiten offene Zahlungsläufe SEPA und durchgeführte Zahlungsläufe SEPA können analog zur Erzeugung von DTA-Dateien in den beiden SEPA-Datenformaten genutzt werden.

Um Dateien im DTA-Dateiformat SEPA Direct Debit erzeugen zu können, muss der jeweilige Zahlungsverkehrsdatensatz zusätzlich zu IBAN und BIC (sowohl für die eigene Bankverbindung als auch die des Debitors) Informationen zum Mandat beinhalten. Sind alle Daten vollständig, wird die Datei nach Betätigung der Schaltfläche DTA-Datei erzeugen erstellt und an einem vom Benutzer festgelegten Speicherort abgelegt.
Fehlen die Mandatsinformationen oder andere wichtige Daten bei einzelnen oder allen Datensätzen eines Zahlungslaufs, meldet Professional ERP dies beim Versuch, die zugehörige Datei zu erzeugen, dann wird der aktuelle Erzeugungsvorgang für diesen Zahlungslauf

Das Register «Fehlerhafte Datensätze»

Auf dem Register fehlerhafte Datensätze stehen zusätzlich zu den bisher vorhandenen Nacherfassungsfeldern auch die Eingabefelder für Mandatsinformationen zur Verfügung. In der oberen Tabellenansicht werden alle für eine Ausspielung unvollständigen Zahlungsdatensätze aufgelistet. Per Doppelklick kann der gewünschte Satz ausgewählt werden und im Anschluss können mittels der Eingabefeldern unten die fehlenden Angaben nacherfasst und gespeichert werden.
Die hier erfassten Daten dienen nur zur Berichtigung der DTA-Zahlungsdatensatz in den einzelnen Zahlungsläufen. Eingegebene Daten werden nicht in die erweiterte Bankkonten-pflege übernommen!

Zusätzliche Mandatsinformationen für SEPA-Lastschriften

Bei SEPA-Lastschriftmandaten ist neben den Mandatstypen CORE und B2B noch die Anzahl der Zahlungsverkehrstransaktionen zu unterschieden, die pro Mandat zulässig sind. Es gibt einmalig beziehbare Mandate, die mit dem ersten Einzug automatisch ihre Gültigkeit verlieren und mehrfach beziehbare Mandate, die für mehrfache und/oder wiederkehrende Zahlungen verwendet werden können. Zur genaueren Identifizierung dieser Mandatseigenschaften verwendet das SEPA-Format den sogenannten Sequenztyp. Folgende Sequenztypen existieren:

OOFF: Einreichung einer Lastschrift auf ein Mandat mit einmaliger Gültigkeit

FRST: Ersteinreichung einer Lastschrift auf ein mehrfach beziehbares Mandat

RCUR: Folgeeinreichung einer Lastschrift auf ein mehrfach beziehbares Mandat

FNAL: Letzte Einreichung einer Lastschrift auf ein mehrfach beziehbares Mandat

Da die Verwendung des Sequenztyps FNAL nicht automatisiert erkannt werden kann, verwendet Professional ERP diesen Sequenztyp nicht.

Um diese Informationen in Professional ERP für den Benutzer sichtbar bereitzustellen, wurde das Register Mandate der erweiterten Bankkontenpflege um folgende Felder erweitert:

Standardmäßig wird jedes neu angelegte Mandat zunächst als ein mehrfach beziehbares Mandat betrachtet. Bei der Neuanlage wird das Feld letzte Verwendung zunächst mit dem Wert <leer> vorbelegt, was dem Benutzer mitteilt, dass das betreffende Mandat noch nicht für einen Lastschrifteinzug verwendet wurde. Bei der ersten Verwendung erhält ein solches Mandat dann den Sequenztyp FRST und bei jeder weiteren Verwendung dann den Wert RCUR.

Das Klickfeld einmalig gibt an, dass es sich bei dem Mandat um ein einmalig beziehbares Mandat handelt. Einmalmandate können nicht als Standardmandat festgelegt werden. Wird ein Einmalmandat für eine Zahlung verwendet, wird in das Datenbankfeld für die letzte Verwendung der Wert OOFF eingetragen und das Mandat steht dann in keiner Mandatsauswahl mehr zur Verfügung.

Professional ERP speichert intern zusätzlich das letzte Verwendungsdatum eines Mandates und zählt mit, wie oft ein Mandat verwendet wurde. Die entsprechenden Informationen tauchen auf dem Register Mandate der erweiterten Bankkontenpflege in der Tabellenansicht der Mandate auf.

Ermittlung von Einzugsterminen für SEPA-Lastschriften

Bei Vorgängen mit Zahlungsbedingungen, die eine Lastschrift / SEPA-Basislastschrift (CORE) bzw. Abbuchung / SEPA-Firmenlastschrift (B2B) zur Folge haben, wird künftig beim Rechnungsdruck automatisch der Einzugstermin anhand der Zieltage der Zahlungsbedingung ermittelt und vorgemerkt. Professional ERP berücksichtigt bei der Ermittlung des Einzugsdatums sowohl Wochenenden, als auch zu beachtende Feiertage und verschiebt den anhand der Zieltage ermittelten Einzugstermin auf den nächsten gültigen Bankarbeitstag.

Die Konfigurationsvariable DAYSOFF steuert, welche Wochentage nicht als zulässige Bankarbeitstage gelten. Standardmäßig werden der Samstag und der Sonntag als arbeits-freies Wochenende behandelt.

Zu berücksichtigende Feiertage

Die Anwendung Firmenparameter wurde auf dem Register Anschrift + Bank um das Auswahlfeld Regionencode erweitert. Dieses Feld steuert, welche Feiertage bei der Ermittlung von Einzugsterminen berücksichtigt werden. Standardmäßig sind die Optionen für die 16 Bundesländer der Bundesrepublik Deutschland vorhanden.

Pflegemaske für die Verwaltung der zu berücksichtigenden Feiertage

In der Anwendung Firmenparameter befindet sich auf dem Ribbon Extras die Schaltfläche Feiertage pflegen.

Diese öffnet die neue Verwaltungsmaske zur Pflege der zu berücksichtigenden Feiertage bei der Ermittlung zulässiger SEPA-Lastschrifteinzugstermine.

Die Pflegemaske gliedert sich in zwei Bereiche. Im oberen Maskenbereich befindet sich eine tabellarische Auflistung aller im System erfassten Feiertage und im unteren Maskenbereich befindet sich der Anzeige- und Eingabebereich für die Informationen des aktuell gewählten Feiertags. Ein Feiertagsdatensatz besitzt ein Datum, eine Bezeichnung, eine Zuordnung für welchen Regionencode er verwendet werden soll, sowie ein Notizfeld in dem weiterführende Informationen zum Feiertag erfasst werden können.

Es ist nicht notwendig einen Feiertag allen möglichen Regionencodes zuzuordnen in denen er tatsächlich gültig ist. Es reicht aus, ihn den Codes zuzuordnen, die im System verwendet tatsächlich werden. Im Programmstandard ist dies derzeit nur der Regionencode für die Ermittlung der Einzugstermine von SEPA-Lastschriften als Teil der Bankdaten des eigenen Unternehmens.

Feiertagsdatensätze können wie andere Datensätze manuell erfasst werden, es gibt jedoch auch die Möglichkeit, Datensätze anhand von iCal-Dateien zu importieren. Hierfür dient die Schaltfläche iCal-Datei importieren auf dem Ribbon Extras der Feiertagspflegemaske. Die Schaltfläche öffnet zunächst einen Dateiauswahldialog für iCal-Dateien.

Nach der Auswahl der zu importierenden Datei, öffnet sich der Auswahldialog der festlegt für welchen Regionencode der Inhalt der iCal-Datei importiert werden soll.

In dieser Auswahl wird zunächst immer der Regionencode vorgeschlagen, der aktuell auf dem Register Anschrift + Bank ausgewählt ist.
Nach Bestätigen mit Ok wird der eigentliche Import der Feiertagsinformationen durchgeführt und nach Abschluss erfolgt eine Meldung mit Angabe wie viele Feiertagstermine importiert wurden.

Für den Import geeignete iCal-Dateien für Feiertage in der Bundesrepublik Deutschland werden z.B. auf der Internetpräsenz http://www.schulferien.org/iCal/ bereitgestellt. Die Software-Schmiede Vogler & Hauke GmbH übernimmt keine Haftung für die inhaltliche Korrektheit und Verwendung der dort oder anderswo bereitgestellten Dateien.

Lastschrifteinzug in der Auftragsbearbeitung

Es gibt drei Arten von SEPA-Lastschriften:

1. Firmenlastschriften (B2B)

2. Basis-Lastschriften (CORE)

3. Innerdeutscher Zahlungsverkehr (COR1)

Funktional entsprechen diese beiden Arten den aus dem deutschen Zahlungsverkehr bekannten Einzugsformen Abbuchungsauftrag (=Firmenlastschrift) und Lastschrifteinzug mit Einzugsermächtigung (=Basis-Lastschrift). In Professional ERP können diese und andere Zahlungsbedingungen auf Adress- und Vorgangsebene definiert werden, die im weiteren Verlauf dann auch für die Generierung von Zahlungsverkehrsanweisungen für Banken im Rahmen des Datenträgeraustauschs verwendet werden können.
Auswahl und Pflege von Zahlungsbedingungen mit SEPA-Lastschriftformaten
In der Adressverwaltung kann für jede Adresse auf dem Register Allgemein eine Zahlungsbedingung festgelegt werden.

Wird einer Adresse eine andere Zahlungsbedingung als Standard zugewiesen, kann über die Schaltfläche hinter dem Auswahlfeld die Pflegemaske für Zahlungsbedingungen aufgerufen werden.

Für jede Zahlungsbedingung kann über das Auswahlfeld Bankeinzug festgelegt werden, ob und welche Form des Einzugs verwendet werden soll. Im Rahmen der Anpassungsarbeiten für SEPA-Lastschriften, wurden die bestehenden Auswahlmöglichkeiten von Abbuchungsauftrag in B2B (Abbuchungsauftrag) bzw. von Einzugsermächtigung in CORE (Einzugsermächtigung) umbenannt. Die Auswahloptionen werden sowohl für SEPA-Lastschriften als auch deren korrespondierendem Zahlungsverkehrsformat im DTA-Altformat verwendet. Für die Erstellung von Zahlungsbedingungen in den SEPA-Lastschriftformaten wurde Professional ERP um zusätzliche Platzhalter erweitert, mit denen die Anforderungen für die Rechnungsstellung bzw. Benachrichtigung des Zahlungspflichtigen bei der Verwendung von SEPA-Lastschriften erfüllt werden können.
Es wird ausdrücklich empfohlen neue Zahlungsbedingungen für die explizite Verwendung mit den SEPA-Lastschriftformaten zu definieren. In Neuinstallationen werden hierfür automatisch die Zahlungsbedingungen SEPA-B2B und SEPA-CORE bereitgestellt.
Im Anhang dieses Dokumentes befinden sich die benötigten Befehls- und Ausgabeanweisungen, um die beiden Zahlungsbedingungen in bestehenden Installationen nachzupflegen.
Die in der Adresse gespeicherte Zahlungsbedingung wird bei Neuanlage von Aufträgen automatisch in diese übernommen. Die Zahlungsbedingung kann in der Auftragsbearbeitung jedoch auf dem Register Summen manuell für den aktuellen Vorgang geändert werden.

Über die Schaltfläche kann auch hier die Pflege der Zahlungsbedingungen aufgerufen werden.

COR1 Format

Eine Zahlungsbedingung mit der Einzugsoption COR1 (Einzugserm. –Vorlauf 1 Tag) kann nur dann gespeichert werden, wenn zeitgleich im darunter befindlichen Auswahlfeld eine firmeneigene Bankverbindung mit einer deutschen Bankverbindung ausgewählt ist.
In Neuinstallationen von Professional ERP wird künftig automatisch eine Zahlungsbedingung mit der Bezeichnung SEPA-COR1 angelegt, die dieses Einzugsformat verwendet. In bestehenden Installationen muss diese manuell erzeugt werden. Mehr zu dieser Zahlungsbedingung im Anhang dieses Dokumentes.

Mandatspflege für COR1-Mandate

In der erweiterten Bankkontenpflege steht auf dem Register Mandate im Feld Typ eben-falls die Option COR1 zur Auswahl.

Analog zu Zahlungsbedingungen kann einem Mandat nur dann der Typ COR1 zugewiesen werden, wenn es sich um ein Mandat für eine deutsche Bankverbindung handelt. Zusätzlich können COR1-Mandate nur dann erfasst werden, wenn mindestens eine firmeneigene Bankverbindung bei einem deutschen Kreditinstitut im System erfasst wurde.

Auftragsabwicklung: Einzugsdatum für Zahlungsbedingungen mit Bankeinzug

In der Auftragsbearbeitung wurde auf dem Register Summen hinter dem Auswahlfeld für die Zahlungsbedingung das Datumsfeld Einzug hinzugefügt.

Das Feld wird nur verwendet, wenn für den Vorgang eine Zahlungsbedingung ausgewählt ist, die einen Bankeinzug zur Folge hat. Das Feld wird automatisch beim ersten Druck des Rechnungsbelegs mit dem ermittelten Einzugsdatum belegt und gilt im Anschluss als Ausführungsdatum für einen Bankeinzug über die Anwendungen Lastschrifteinzug und DTA-Datei für Bank.
Das Einzugsdatum kann nach einem Rechnungsdruck auch manuell geändert werden, um einen anderen Einzugstermin zu erhalten. In solchen Fällen muss der Rechnungsbeleg erneut gedruckt werden, um bei Verwendung der in Abschnitt Auswahl und Pflege von Zahlungsbedingungen mit SEPA-Lastschriftformaten benannten Zahlungsbedingungen dem Kunden das korrekte Einzugsdatum mitzuteilen.
Sofern die im Vorgang verwendete Zahlungsbedingung eine Zahlungsverkehrsanweisung im innerdeutschen DTA-Altformat DTAUS zur Folge hat, empfiehlt es sich, nach dem Rechnungsdruck den automatisch ermittelten Einzugstermin wieder aus dem Vorgang zu entfernen. Sofern dies automatisiert geschehen soll, wenn Sie sich bitte an unsere Supportabteilung.

COR1-Zahlungsbedingungen in der Auftragsbearbeitung

Analog zu den bisher unterstützen SEPA-Zahlungsverkehrsformaten B2B und CORE wird beim Rechnungsdruck eines Vorgangs mit einer COR1-Zahlungsbedingung automatisch versucht, ein gültiges COR1-Mandat zuzuordnen. Ist dies nicht möglich, wird der Benutzer darüber in Abhängigkeit der Einstellung der Konfigurationsvariablen VORMANDCHECK informiert und der Rechnungsdruck ggf. verweigert bzw. abgebrochen.
Zusammen mit der Einführung des COR1-Lastschrifteinzugsformats wurde auch die manuelle Mandatsauswahl auf Vorgangsebene optimiert.

Die über die Ribbonschaltfläche Mandat/Konto auswählen auf dem Ribbon Extras bzw. die Schaltfläche Konto auf dem Register Summen aufrufbare Mandatszuordnung erlaubt es nun, das zu verwendende Mandat über die das Klickfeld verw. in der ersten Spalte der Anzeige auszuwählen bzw. eine bestehende Mandatszuordnung wieder zu entfernen. Be-stehende Zuordnungen können alternativ auch über die Schaltfläche Bank-/Mandatszuordnung entfernen wieder entfernt werden.

COR1-Merkmal in den Anwendungen «Lastschrifteinzüge» und «SEPA-/DTA-Datei für Bank»

Die Bedienung der Anwendungen Lastschrifteinzüge und SEPA-/DTA-Datei für Bank ändert sich in Verbindung mit Einzügen, die das COR1-Merkmal besitzen funktional nicht. D.h. die jeweiligen Zahlungsdatensätze tauchen in den Ansichten für SEPA-Zahlungen zu-sammen mit den bereits vorher unterstützen Formaten B2B und CORE auf, werden jedoch bei der Erstellung von Zahlungsläufen und beim Dateiexport in separate Dateien überführt.

In der Anwendungsmaske Lastschrifteinzug stehen auf dem Ribbon Extras analog zur Auftragsbearbeitung die Funktionen für die Mandatsauswahl und die Pflege neuer Kontoverbindungen bzw. neuer Mandate ebenfalls zur Verfügung. Die Schaltfläche Mandat / Konto auswählen erlaubt es, die für den Einzugsvorgang angegebene Kontoverbindung bzw. das verwendete Mandat des aktuell in der Tabellenansicht ausgewählten Debitor-Datensatzes zu ändern. Die Schaltfläche Bankkonten ändern öffnet ermöglicht hier die Pflege weiterer Bankkonten zum Debitor des aktuellen Datensatzes.

Die Tabellenansicht der Anwendungsmaske besitzt zusätzlich Spalten zur Anzeige der relevanten Mandatsinformationen.

Vertragsverwaltung

Einem Vertrag wird bei Festlegung einer Zahlungsbedingung, die einen Lastschrifteinzug bzw. eine Abbuchung zur Folge hat, das Standardkonto der Rechnungsanschrift bzw. des-sen Standardmandat zugeordnet.
Analog zur Auftragsbearbeitung befinden sich in der Vertragsverwaltung auf dem Ribbon Extras in der Funktionsgruppe Bankkonten die beiden Schaltflächen Mandat / Konto auswählen und Bankkonten ändern für die Auswahl des tatsächlich zu verwendenden Mandats / Bankkontos bzw. für den Aufruf der erweiterten Bankkontenpflege.

Bei der Erzeugung von Aufträgen im Rahmen der Vertragsabrechnung, wird dem Vorgang das im Vertrag hinterlegte Mandat / Bankkonto zugeordnet. Wurde kein Konto zugeordnet, wird bei Neuanlage des Vorgangs das Standardkonto verwendet.