Wichtigste Infos zum Projektmanagement
- Luke Sollazzo
Vorbereitende Maßnahmen für Projektplanung
Für die Nutzung der Funktionalitäten im Projektmanagement muss sichergestellt werden, dass für Projekte zu berücksichtigende Professional ERP Benutzer im System als Ressource mit einem zugehörigen Ressourcenkalender erfasst sind. Zusätzlich sind Pflegemaßnahmen an den Kontaktarten nötig, damit die im Kontaktmanagement erfassten Termine mit Projektbezug korrekt berücksichtigt werden können.
Ressourcenkalender
Es wird mindestens ein Ressourcenkalender benötigt, der als Basis für alle Arbeitszeitberechnungen dient. Als Ressourcen erfasste Mitarbeiter verwenden dann diesen Basiskalender oder eine individuelle Ableitung desselben.
Ressourcenverwaltung
Damit die Projektmanagementanwendung in der Lage ist, Termine und die damit verknüpften Mitarbeiter in der Plantafel und bei Aufwandsermittlungen zu berücksichtigen, müssen die betreffenden Professional ERP Benutzer auch als Ressourcen in der Ressourcenverwaltung erfasst werden.
Hierbei ist darauf zu achten, dass der einzelnen Ressource im Feld Benutzer CRM der entsprechende Professional ERP Benutzername – der so auch im Kontaktmanagement verwendet wird – zugewiesen wird. Für die Ermittlung von Aufwänden muss der Ressource ein Stundensatz und ein Kalender (mindestens der Basiskalender) zugeordnet werden.
Kontaktarten
Damit Zeitaufwände beim Abschluss von Aufgaben / Terminen automatisiert als Aufwände im Projektmanagement berücksichtigt werden, müssen die verwendeten projektrelevanten Kontaktarten mit geeigneten Merkmalen versehen werden.
Die Klickfelder Fertigstellungsgrad Projektposition und Projektaufwand steuern das Rückfrageverhalten für die Übernahme eines neuen Wertes des Fertigstellungsgrads beim Abschluss eines Termins / einer Aufgabe dieser Kontaktart bzw. das Rückfrageverhalten zur Ermittlung von Aufwandszeiten beim Speichern nach Neuanlage.
Das Auswahlfeld in Plantafel muss für Kontaktarten, die innerhalb der Plantafel im Zeitverlauf angezeigt werden sollen, mit dem Wert als Balken belegt werden.
Bei der Zuordnung von Farben zu einer Kontaktart sind für den Rand die Farben (Hell-) Grün und Violett zu vermeiden, um die Sichtbarkeit in der Plantafelanzeige sicher-zustellen.
Die Anwendung «Projektmanagement»
Die Anwendung Projektmanagement wird über den zugehörigen Menüeintrag in der Hauptmenürubrik Verkauf aufgerufen.
Die überarbeitete Anwendung besitzt folgende Register:
Projekt
Vorgänge
Adressen
Aufwände
Phasen
Nachkalkulation
Termine
Dateien
Planung
Übersicht
Das Register «Projekt»
Da es je nach Kunden und Projekt oft nötig ist individuelle Informationen zu einem Projekt zu erfassen, gibt es Datenblätter. Ähnlich zum Artikelstamm und der Adressverwaltung können Sie auch pro Projekt ein Datenblatt auswählen und die Felder direkt auf dem ersten Register in der Maske bearbeiten.
Die Erstellung und Pflege der projektbezogenen Datenblätter erfolgt wie über die gleichnamige Anwendung in der Hauptmenürubrik Stammdaten.
Projektbeteiligte
In den Projektkopfdaten des Registers Projekt können – zusätzlich zum externen Ansprechpartner bei Adressinformationen – in der tabellarischen Auflistung am unteren rechten Maskenrand auch Professional ERP Benutzer als Projektbeteiligte zugewiesen werden.
Das Register «Phasen»
Das Register Phasen dient dazu, die kaufmännischen Aspekte eines Projektes zu verwalten.
Das Register Phasen ist in vier wesentliche Bereiche gegliedert. Am linken Maskenrand befindet sich eine Baumdarstellung des gesamten Projekts mit seinen Phasen und Unterphasen. Rechts daneben befinden sich von oben nach unten drei Eingabe- bzw. Anzeigebereiche:
Der Detailbereich mit den Eingabe- und Anzeigefelder zur aktuell positionierten Phase. Hier werden Bezeichnung, Sollaufwand in Stunden, der Fertigstellungsgrad in Prozent, zur Phase gehörende Informationen und Vorgänger- / Nachfolgerbeziehungen der Phase gepflegt.
Die tabellarische Anzeige aller Projektphasen mit deren Detailinformationen Start- und Endterminen, der geplanten Soll- und erfassten Ist-Zeiten und daraus abgeleiteten Fertigstellungsgrade. Die Anzeige enthält auch eine Summierungszeile dieser Werte für das gesamte Projekt.
Die jeweils in der Baumanzeige selektierte (Unter-) Phase wird mit dieser Anzeige synchron gehalten. D.h. die Auswahl der aktuell zu positionierenden Phase kann entweder in der Baumstruktur oder diese tabellarische Anzeige erfolgen und die Anzeigeinhalte der beiden anderen Maskenbereiche werden bei einem Positionswechsel passend aktualisiert.
Die farbliche Zeilendarstellung der Einträge in diesem Bereich sind abhängig von geplanten Terminen und dem Fertigstellungsgrad der jeweiligen Phase:
Terminzuordnungen außerhalb des geplanten Zeitraums für eine Phase führen generell zu einer Rotfärbung der betroffenen Phase. Phasen mit einem Fertigstellungsgrad kleiner 100%, deren Zeitraum inklusive aller zugeordneten Termine bereits in der Vergangenheit liegt, werden gleichermaßen in Rot dargestellt.
Zeilen in Gelb bedeuten, dass der zurückgemeldete Fertigstellungsgrad der bereits durchgeführten Termine im Verhältnis zur Gesamtstundenzahl aller für die Phase geplanter Termine unter dem erwarteten Fertigstellungsgrad liegt.
Phasen in noch zukünftigen Zeiträumen werden ungeachtet der eventuell bereits vor-genommenen Terminplanung oder eventuell vorzeitig gemeldeter Fertigstellungsgrade in weiß dargestellt.
Die tabellarische Ansicht der dem Projekt allgemein bzw. einer Phase spezifisch zugeordneter Termine im Kontaktmanagement .
Erstellung von Projektphasen
Zu jedem Projekt können über die bekannte Ribbonschaltfläche Neu bzw. die Funktions-taste F9 beliebig viele Phasen und Unterphasen mit einer ebenfalls beliebigen Verschachtelungstiefe erzeugt werden.
Die Neuanlage erfolgt ausgehend von der aktuell in der Baumstruktur gewählten Phase bzw. dem Wurzeleintrag für das Projekt selbst.
Die neu zu erstellende Phase bzw. Unterphase wird immer direkt unterhalb des gegenwärtig gewählten Baumeintrags mit der für die Neuanlage gewählten Hierarchieebene eingefügt.
Im Detailbereich stehen folgende Eingabe- und Anzeigefelder zur Verfügung:
Pos.
Anzeigefeld für die Position der aktuell gewählten Phase. Wird vom Programm automatisch ermittelt.
Bezeichnung
Frei belegbares Textfeld für die Bezeichnung der Phase, standardmäßig maximal 80 Zeichen
Sollaufw. Std.
Geplanter Sollaufwand in Stunden für diese Phase
Fertig %
Aktueller Fertigstellungsgrad in Prozent. Neben der direkten Belegung innerhalb der Anwendung Projektmanagement wird der Fertigstellungs-grad einer Phase ggf. bei Erledigung eines der Phase zugeordneten To-Dos erledigt
Sollstart
Datumsfeld für das geplante Sollstartdatum der Phase
Fix (1)
Dieses Klickfeld legt fest, dass das Sollstartdatum im Rahmen der Projektplanung fixiert – d.h. nicht verschiebbar – ist.
Phasen mit diesem Merkmal werden in der Baumstruktur mit einem schwarzen Dreieck am linken Rand gekennzeichnet:
Sollende
Datumsfeld für das geplante Sollendedatum der Phase
Fix (2)
Dieses Klickfeld legt fest, dass das Sollendedatum im Rahmen der Pro-jektplanung fixiert – d.h. nicht verschiebbar – ist.
Phasen mit diesem Merkmal werden in der Baumstruktur mit einem schwarzen Dreieck am rechten Rand gekennzeichnet:
Meilenstein
Dieses Klickfeld kennzeichnet die Phase als Meilenstein eines Projektes. Bei Aktivierung werden Sollstart und Sollende automatisch fixiert
Phasen mit diesem Merkmal werden in der Baumstruktur mit einer schwarzen Raute gekennzeichnet:
Info
Eingabefeld für Freitext mit Informationen zur Projektphase
Vorgänger / Nachfolger
Sich dynamisch erweiternde Tabellendarstellung aller dem Projekt zu-geordneten Projektphasen und Unterphasen, über die direkte Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen zwischen den einzelnen Phasen festgelegt werden können. Im Rahmen der Neuanlage einer (Unter-) Phase werden diese Beziehungen anhand der Position rein sequentiell automatisch vorbelegt. Über die Klickfelder Liste können die jeweiligen Anzeigen auf die tatsächlich selektierten Vorgänger- bzw. Nachfolgerphasen eingeschränkt werden.
Eine Mehrfachzuordnung ist für sowohl Vorgänger als auch Nachfolger möglich.
Das Register «Planung»
Das Register Planung bietet direkten Zugriff auf die im Kontaktmanagement bereitgestellten Ansichten für den Terminkalender bzw. die Plantafel. Zwischen den Ansichten wird analog zum Kontaktmanagement über die Ribbonschaltflächen Kalender anzeigen bzw. Plantafel anzeigen gewechselt.
In beiden Ansichten können über die Ribbonschaltfläche Neu bzw. die Funktionstaste F9 neue Termine angelegt werden. Neuanlagen von Projektphasen müssen dagegen immer über das zuvor beschriebene Register Phasen erstellt werden.
Ansicht «Kalender»
In der Kalenderansicht stehen die meisten der aus dem Kontaktmanagement bekannten Ansichtsoptionen für Zeiträume im Kalender und Benutzergruppen zur Verfügung.
Als zusätzliche Anzeigeoption des Registers Planung kann in der Kalenderansicht über die Ribbonschaltfläche Beteiligte anzeigen statt der üblichen Benutzergruppe die Anzeige am rechten Maskenrand auf die dem Projekt zugeordneten Projektbeteiligten eingegrenzt werden.
Über die Ribbonschaltfläche nur aktuelles Projekt farbig, kann in der Kalenderansicht des Registers Planung die farbliche Darstellung der nicht zum Projekt gehörenden Termine und Aufgaben zwischen der normalen Farbgebung für die ToDo-Arten und einer generellen Darstellung in Grau umgeschaltet werden.
Termine und Aufgaben können analog zu den Bedienoptionen im Kontaktmanagement Termine und Aufgaben durch Betätigung der Ribbonschaltfläche Neu oder durch Ziehen des Mauszeigers im Kalender mit gedrückter linker Maustaste erstellt werden. In diesem Fall erfolgt automatisch die Verknüpfung zum aktuellen Projekt; die Verknüpfung einer konkreten Projektphase muss jedoch manuell im Rahmen der Neuanlage erfolgen . Zum Projekt bzw. einzelnen Phasen zugeordnete Termine werden auf dem Register Phasen im unteren Maskenbereich angezeigt.
Ansicht «Plantafel»
Auch die Plantafelanzeige entspricht im Aufbau im Wesentlichen der allgemeinen Plantafelanzeige aus dem Kontaktmanagement.
Der obere Maskenbereich zeigt am linken Maskenrand in einer Baumstruktur zunächst das aktuelle Projekt mit seine Phasen und Unterphasen, wobei die einzelnen Ebenen sich über die + bzw. - Symboliken auf- und zuklappen lassen. Rechts daneben werden dann die einzelnen Phasen und deren zugeordnete Termine als Zeitstrahlen im Zeitverlauf dargestellt . Termine ohne Phasenzuordnung werden unterhalb des Projektkopfeintrages aufgeführt.
In der Plantafelanzeige werden Aufgaben – unabhängig von ihrer Projektzuordnung – nicht dargestellt.
Ist die Baumstruktur für die jeweilige Phase aufgeklappt, werden Termine freistehend unterhalb ihrer zugeordneten Phase bzw. dem Projekt als Ganzes angezeigt. In zugeklappter Darstellung werden zugeordnete Termine innerhalb des Phasenbalkens mit ihrer Randfarbe dargestellt.
Über das Klickfeld alle Projekte besteht die Möglichkeit sich oberhalb des aktuellen Projektes auch alle anderen Projekte mit deren Zeitstrahlen anzeigen zu lassen.
Die Färbung der angezeigten Balken für Projektphasen variiert: Der gemeldete Fertigstellungsgrad färbt die ansonsten violetten Balken zunehmend grün ein. Die Balkendarstellung für Phasen mit fixierten Start- bzw. Endzeitpunkten und Meilensteine werden analog zur Darstellung in der Baumstruktur des Registers Phasen mit schwarzen Dreiecken und Rauten dargestellt. Die fixierten Elemente können dann nicht verschoben werden.
Unterhalb des grafischen Bereichs für den Projektphasenbaum und dessen Zeitstrahlen befindet sich dann die Terminanzeige aus Sicht der Mitarbeiter bzw. am Projekt beteiligten Ressourcen. Zur besseren Übersichtlichkeit werden auch hier die Projektbeteiligten in einer Gruppe zusammengefasst angezeigt. Somit lässt sich schnell überblicken, ob bei einzelnen Mitarbeitern der Gruppe Überlastungen vorliegen.
Am unteren Maskenrand befindet sich dann der aus dem Kontaktmanagement bekannte Schnellbearbeitungsbereich. Dieser zeigt bei aktiver Plantafelanzeige in Abhängigkeit von der Auswahl einer Projektphase oder eines Termins – per Mausklick – entweder die Informationen aus dem Detailbereich der Phase oder die üblichen Termininformationen.