Vorkasse
- Yvonne Gesing
Zahlungsbedingung Vorkasse in der Auftragsbearbeitung und Bestellwesen
In der Auftragsbearbeitung und im Bestellwesen gibt es die Möglichkeit eine Zahlungsbedingung mit Vorkasse-Option anzulegen und den Ablauf von Auftrag/Bestellung demgemäß anzupassen. Das bedeutet, dass die vertragliche Warenlieferung oder das Erbringen zugesicherter Dienstleistung erst nach dem Zahlungserhalt des Kaufpreises beginnt.
Pflege und Ansicht der Vorkasse
In der Anwendungsmaske Zahlungsbedingungen (aufrufbar über Dreipunkt-Schaltfläche neben der Zahlungsbed.-Auswahl auf dem Summenregister in Auftragsbearbeitung) ist das Klickfeld Vorkasse.
Wird bei einer Zahlungsbedingung das Häkchen in diesem Klickfeld gesetzt, wird sie als Vorkasse/Vorauszahlung betrachtet. Das heißt, Aufträge mit dieser Zahlungsbedingung erscheinen vor der Auslieferung als offene Posten in der Buchhaltung und Lieferung ist erst nach Begleichen der Vorkasse-Rechnung möglich.
Die Zahlungsbedingung Standard kann nicht als Vorkasse definiert werden.
Anwendung der Vorkasse
Wird bei einem Auftrag die Zahlungsbedingung Vorkasse gewählt, wird der Menüpunkt Vorkasse-Rechnung erzeugen unter dem Menüpunkt Aktion aktiv.
Durch Rechnungs-/Lieferscheindruck wird die Erzeugung der Vorkasse-Rechnung trotz der eingestellten Vorkasse-Zahlungsbedingung nicht mehr möglich.
Die Vorkasse-Rechnung kann nur für Aufträge mit Vorkasse-Zahlungsbedingung und im Status nicht gedruckt, Angebot und Auftragsbearbeitung erstellt werden.
Nach der Erzeugung der Vorkasse-Rechnung bekommt der Auftrag Status VORKASSE, eine zusätzliche Position ANZAHLUNG und kann nicht mehr bearbeitet werden, solange die erzeugte Rechnung nicht beglichen wird.
Die Vorkasse-Bezeichnung im Positionstext kann über die Konfigurationsvariable POSVORKBEZ festgelegt werden.
Auf dem Register Adresse steht unter der Statusanzeige die Auftragsnummer der Vorkasse-Rechnung:
Über die Pfeil-Schaltfläche neben der Auftragsnummer der Vorkasse-Rechnung kann sowohl von Register Adresse als auch Positionen zur Vorkasse-Rechnung gesprungen werden.
Sobald ein Auftrag den VORKASSE-Status erhält, kann er nicht mehr als Lieferschein oder Rechnung gedruckt werden. Beim Versuch einen Lieferschein/eine Rechnung zu drucken bekommt der Benutzer folgende Meldung:
Wird die Vorkasse-Rechnung beglichen, bekommt der Auftrag Status Vorkasse bez. und der Lieferschein-/Rechnungsdruck wird freigegeben.
Über die Konfigurationsvariable VORBEZVNOPRINT=NO kann die Drucksperre generell aufgehoben werden.
Vorkasse-Rechnung
Die erzeugte Vorkasse-Rechnung ist eine 100%-e Abschlagszahlung, die als gesonderter Auftrag mit der Verknüpfung zum Hauptauftrag angelegt wird. Standardmäßig wird die Zahlungsbedingung Vorkasse auch für den Vorkasse-Rechnungsauftrag übernommen.
Eine vom Hauptauftrag abweichende Zahlungsbedingung kann über die Konfigurationsvariable VORKASSEZB festgelegt werden.
Auf dem Positionsregister der Vorkasse-Rechnung sind Positionen des Hauptauftrages plus ANZAHLUNG-Position mit dem Sprung auf Hauptauftrag aufgeführt.
Mit der Einstellung der Konfigurationsvariable VORKPOSCOPY=NO können die Hauptauftragspositionen ausgelassen werden.
Kommissionierung
Die im Vorkasse-Auftrag aufgeführten Positionen werden, so lange die Rechnung noch nicht bezahlt ist, bei der Kommissionierung nicht berücksichtigt.
Dies kann über die Konfigurationsvariable KOMVORK=NO deaktiviert werden.